Comment optimiser votre veille sur l’évolution des réglementations ?

Comment votre entreprise peut-elle être performante pour sa veille réglementaire ?

Que fait votre entreprise pour rester en avance sur les nouvelles réglementations et leurs évolutions? Trouve-t-elle systématiquement de nouvelles méthodes et des sources de surveillance adaptées et évolutives ? Chaque organisation devrait pouvoir répondre à ces questions afin de s’assurer qu’elle se tient au courant du paysage législatif actuel. Compte tenu de la mise en oeuvre de la RGPD il y a 18 mois, c'est le moment idéal pour réévaluer la façon dont vous surveillez les changements de réglementation dans le cadre de votre veille stratégique.

Êtes-vous prêt pour anticiper les réglementations  ?

Les organisations sont aujourd'hui confrontées à des réglementations de plus en plus strictes et complexes, avec moins de temps pour réagir et des sanctions plus sévères en cas d'infraction. Ces nouvelles exigences impliquent que toutes les entreprises devraient se concentrer sur la compétence et la qualité de leurs structures existantes et rechercher en permanence de nouveaux moyens de surveiller les changements, en veillant à ce qu'elles se conforment au marché.

Ce billet se concentre sur les nombreuses façons dont les organisations et les industries peuvent commencer à surveiller les sources pertinentes dans leur environnement et anticiper avec succès les modifications de la réglementation de leur secteur.

La crise financière de 2007 a révélé des défaillances réglementaires majeures dans le secteur financier. Depuis, un environnement mondial de plus en plus numérique et connecté a amplifié la négligence des entreprises avec la pression d'ONGs, d'organisations caritatives, d'organismes de réglementation indépendants, de lobbyistes et de consommateurs. La nécessité de protéger l'environnement, les ressources, les animaux, les consommateurs, la santé, les données personnelles et collectives augmente et influence de plus en plus la réglementation.

Veille réglementaire... Comment cibler réellement les sources adéquates et bénéficier d'alertes pertinentes ?

Premier exemple : L'American Contact Dermatitis Society, avec l'aide d'experts cliniques dans le domaine de la dermatite, recherche et étudie en permanence les ingrédients nocifs dans les produits cosmétiques et les biens de consommation qui provoquent et aggravent les dermatites et les allergies. Chaque année depuis 18 ans, un «prix de l’allergène de l’année» est sélectionné par des experts de l’organisation. Il a été conçu pour attirer l’attention sur un ingrédient ou une matière nécessitant des enquêtes de la part des fabricants, des entreprises et des pouvoirs publics en raison de ses propriétés nocives pour la peau, afin de modifier la réglementation.

Des années de ventes et d'essais cliniques approuvés n'indiquent pas qu'un produit et la composition de ses ingrédients soient sans danger. Les effets secondaires à long terme et la recherche sur certains ingrédients peuvent provoquer le rappel, l'interruption ou l'interdiction d'un produit, entraînant des pertes énormes. En surveillant les nouvelles informations publiées par les experts mais aussi les consommateurs, une entreprise peut ainsi créer un radar et identifier les problèmes récurrents au sein d’un flux chronologique. Plus tôt vous répondez aux préoccupations, plus il est facile de mettre en œuvre le contrôle des dommages et de trouver des solutions alternatives.

Les mots clés utilisés dans les essais cliniques, les critiques d'experts publiées, les forums sur la santé et les produits, les commentaires sur les réseaux sociaux et les reportages d'actualité doivent tous être surveillés. Les ingrédients préoccupants dans un pays et un continent devraient faire l’objet d’une enquête dans les autres parties du monde afin de vérifier leur statut et leur réputation. Les entreprises de l’industrie cosmétique et pharmaceutique doivent faire preuve d’une vigilance constante et la traduire en configurant des alertes en temps réel.

Une recherche-veille sur les ingrédients des cosmétiques et une extraction automatique de concepts (via Digimind Intelligence) 

La veille sur la réglementation alimentaire

Poursuivons en examinant d’autre cas : Chaque continent est très différent en termes de réglementation des ingrédients et cela se reflète grandement dans le domaine des colorants artificiels. En 2009, après trois décennies de plaintes pour la santé des consommateurs, la Food Standards Agency du Royaume-Uni a lancé un appel pressant auprès des fabricants pour qu'ils retirent 6 colorants artificiels et a fait pression en faveur d'une interdiction générale à l'échelle européenne. La recherche universitaire a établi un lien entre les additifs et les problèmes de comportement chez les enfants ordinaires et ceux atteints du TDAH (Trouble de déficit de l'attention), ainsi que l'eczéma et l'asthme. Mais l'appel de l’agence a été rejeté après les pressions exercées par l'industrie alimentaire et une suppression basée sur des démarches volontaires a été suggérée. Cadbury et Haribo, parmi beaucoup d’autres, ont reformulé volontairement des centaines de produits, les retirant temporairement ou définitivement des étagères, affectant ainsi leur réputation et leurs revenus.

Une analyse des composants de cosmétiques les plus cités par les consammteurs  (via Digimind Intelligence) 

Cela est un bon exemple de la raison pour laquelle les fabricants de produits alimentaires ont besoin d'une surveillance à 360 degrés de leur environnement. Les entreprises de confiserie n'étaient pas toujours assez assidues dans leur surveillance, elles négligeaient ainsi les commentaires des consommateurs sur les médias sociaux et les discussions concernant des ingrédients nocifs par des sources réputées. Lorsque ceci se produit, les universités et les organismes indépendants mènent des recherches pour influencer les lobbyistes et la législation gouvernementale. Ceux-ci doivent également être surveillés. La Food Standards Agency ne peut jamais être certaine qu'un ingrédient ne présente aucun risque en raison de limites scientifiques à un instant t. Par conséquent, ces ingrédients sont utilisés en fonction des meilleures preuves disponibles à ce moment-là. C'est le cas pour les additifs et c'est la raison pour laquelle les classifications et les réglementations évoluent en permanence.

Pourquoi l'anticipation est la clé… l'impact sur les entreprises : le cas de l’industrie pharmaceutique

L'impact du retrait de produits du marché laisse la place à leur remplacement par des produits concurrents. Pour les grandes entreprises, l'impact peut représenter des pertes de plusieurs milliards de dollars. Un rappel implique le coût de la récupération, de la réparation et du remplacement d'un produit dans de nombreuses régions à l'échelle nationale et internationale. Les clients peuvent choisir de recevoir un produit de remplacement ou de se faire rembourser leur produit. Ces coûts sont absorbés par les fabricants et les entreprises, créant un impact dévastateur.

En 2010, 42 médicaments en vente libre destinés à des enfants ont été rappelés par une filiale de Johnson & Johnson. Les médicaments comprenaient des versions liquides de Tylenol, Tylenol Plus, Motrin, Zyrtec et Benadryl. Il a été déterminé que ces produits ne répondaient pas aux spécifications de fabrication requises et ont été rappelés dans au moins 12 pays. Plus de 136 millions de bouteilles de Tylenol et de Motrin liquides pour nourrissons et enfants ont été contaminées par des particules de métal. Ce sont les organismes des Nations Unies qui ont appelé à davantage de recherches et d'essais cliniques. L'Unicef ​​et l'Organisation mondiale de la Santé ont publié une liste des médicaments pour enfants expliquant les dangers. La situation a été si mal gérée que la filiale a fait l’objet d’une enquête pénale, en plaidant coupable et d’une amende de 20 millions de dollars, en plus  de la perte de 5 millions de dollars.

Les entreprises attendent souvent que les agences gouvernementales apportent des preuves concluantes avant de prendre de telles mesures, mais en prenant les mesures d'anticipation suggérées ci-dessus, beaucoup peuvent modifier les ingrédients de leurs produits avant que la réglementation ne soit modifiée, avant les mouvements de la concurrence et avant les pénalités.

L’importance de l’utilisation des livrables et du système d'alerte pour la veille réglementaire

Les entreprises qui adoptent une solution de veille stratégique (1) surveillent les positions des principaux dirigeants politiques, des lobbys, des activistes, des ONGs et bien plus encore à l’échelle mondiale. La surveillance est la clé de leur succès grâce à une détection en temps réel, à des temps de réaction et de réponses efficaces.

Des sources pré-qualifiées dans le domaine de la réglementation  (via Digimind Intelligence) 

Un exemple : Un client international et une organisation gouvernementale ont été en mesure de surveiller les politiques et réglementations en matière migratoire dans le monde entier grâce aux capacités de sourcing (bibliothèque de sources tels que les pages & sites web, base de données, flux RSS, forums, réseaux sociaux, sites d’actualités) etc. de leur outil Digimind Intelligence. Le département est responsable de la mise en œuvre de certains axes de la politique étrangère de son pays et de la garantie de bonnes relations avec les pays étrangers. Cet outil leur a permis de surveiller les parlements, les organisations de migration internationale (UNHCR ....) et les institutions spécialisées locales (OFPRA ...) à l'aide notamment d'un filtre par mot clé. Des informations importantes telles que les nouvelles lois et réglementations ont été validées dans des newsletters et envoyées au premier ministre à travers un système d'alerte. Ils ont utilisé ces informations pour formuler de nouvelles recommandations et répondre aux questions des députés. Certaines de ces informations ont même servi à nourrir l’élaboration de nouvelles lois concernant la migration.

Autre exemple : Un organisme de réglementation des ingrédients de cigarettes a le pouvoir de réglementer la commercialisation et la vente de tous les produits du tabac dans le but de protéger les consommateurs, les enfants mineurs et la santé publique des dangers et des effets secondaires du tabac. La FDA, par exemple, pourrait bientôt reclasser le statut des cigarettes électroniques en vente libre au niveau des USA. Grâce aux capacités de sourcing de data de Digimind, un organisme de réglementation surveille désormais les dernières études, actualités et classifications d'ingrédients afin de prendre une décision éclairée concernant l'évaluation et la réévaluation des produits. Cela les aide également à s'assurer que des ingrédients dangereux et contrefaits ne parviennent pas jusqu’à la vente. Chaque fois qu'un règlement est modifié, il peut affecter tout le cycle du produit, de la fabrication à la vente. Un système d'alertes fournissant des rapports à toutes les parties prenantes en temps réel garantit que la situation puisse être traitée immédiatement par toutes les personnes impliquées, quel que soit leur emplacement.

En conclusion, plus une organisation prépare, utilise et met en œuvre une stratégie d'anticipation ensuite constamment actualisée, plus elle sera prête dans un paysage de réglementations en constante évolution. En effectuant régulièrement des recherches au sein de sources de surveillance nouvelles et en croissance, une organisation peut rester en avance sur les réglementations, la concurrence et les sanctions en cas de de préjudices.

(1) Note : dans nos billets, nous employons, pour désigner le métier des veilleurs et analystes, les termes de Veille Stratégique mais aussi de Competitive Intelligence, concept anglo-saxon moins restrictif, qui englobe l’ensemble du process : définition, cadrage, collecte, analyse, animation, gestion et diffusion de l’information.