Comment choisir un outil de veille ? Le partage et la collaboration

Comment gérer la phase de partage et collaboration avec un logiciel de veille ?  Après avoir exploré les fonctionnalités essentielles d’un outil de veille pour les phases de sourcing, collecte  et surveillance, les phases d’analyse et de capitalisation, intéressons nous à cette 4ème étape.

L’efficacité d’un projet de veille peut être démultipliée en favorisant la collaboration de ses différents participants, qu'ils soient veilleur, spécialiste métier, analyste ou lecteur. Ainsi chacun peut enrichir les informations communes, confronter son point de vue et faire émerger de nouvelles connaissances, de nouveaux experts, de nouveaux relais d'informations mais aussi de nouveaux animateurs du projet.

Une plateforme de veille doit favoriser l’accès aux informations pour faciliter les échanges, les analyses croisées et les commentaires de tout participant au projet de veille. Des échanges interservices (exemple entre R&D et Marketing) permettent ainsi d'intégrer des informations originales et de valoriser des données.

De plus, une organisation flexible est nécessaire au stockage de l'information. D'une part pour satisfaire des recherches rapides mais aussi pour permettre les modifications nécessaires à tout plan de veille, qui se doit d'évoluer avec le temps et avec son environnement.

En outre, l'information amenée par la collaboration ne doit pas concerner seulement le web et les données des bases internes mais prendre en compte toutes les données recueillies sur le "terrain" (salon, visites commerciales…).

Il faut donc être très attentif aux possibilités offertes pas les logiciels dans ce domaine.

Souvent négligé, cette phase collaborative est pourtant au coeur de la veille stratégique. C’est une des bases : une information en soit, lorsqu’elle est brute, est rarement jugée stratégique. C’est sa mise en perspective, sa confrontation avec d’autres données et informations, sa qualification et les commentaires d’autres veilleurs et experts métier qui feront naître son caractère essentiel, important voire stratégique. Ainsi, la collecte d'offres d’emploi d’un concurrent rapprochée d’une information glanée sur un salon sur l'ouverture potentielle d’une usine peut produire une information stratégique relative au développement de nouveaux produits concurrents dans un pays donné. Autant d'informations qu’il convient de collecter, rassembler ,partager pour analyses et commentaires collaboratifs via une plateforme de veille puissante. La nature stratégique d’une information  peut se révéler aussi lors de la phase d’analyse.

Le cycle de veille géré par une plateforme de veille stratégique et market intelligence

1. Le partage d’informations du terrain

L’information dite “de terrain” concerne toutes les données que le veilleur, opérationnel ou spécialiste métier va pouvoir collecter en dehors des circuits formels de l’entreprise : lors de conférences, d'événements de type salon, networking, visites commerciales. Le logiciel de veille doit donc permettre d'intégrer la remontée d'informations terrain au sein même de la plateforme collaborative au même titre que les données issues du web, des bases de données ou du CRM de l’entreprise. 

Il est donc important que l’outil de veille offre cette possibilité pour les veilleurs de terrain d’ajouter des informations sur la plateforme, et ce, via des processus simplifiés ou complets.

• Via un process simplifié. A l'extérieur, vous n’avez pas forcément le temps ni la possibilité technique (connexion web, navigateur) de formaliser une information en détail. Dans ce cas, un simple e-mail  avec une photo par exemple peut s’avérer utile pour remonter rapidement l’information via une adresse dédiée à la veille terrain. Pourquoi une adresse dédiée ? Dans le cas d’une veille événement par exemple, cette information pourra être catégorisée automatiquement dans le projet adéquat et traitée en priorité par une équipe consacrée au projet (une task force). Mais également, dans le fonctionnement classique de la veille terrain, le Responsable projet ou Veilleur “sedentaire”  doit pouvoir commenter, enrichir et valider toutes les remontées terrain pour un partage en interne.
• Via un process applicatif : Les veilleurs doivent avoir la possibilité d’ajouter directement des informations depuis leur téléphone mobile ou tablette. 
  
•  

2. La démarche globale de partage et collaboration

Enrichir l'information
Le travail collaboratif géré par une plateforme de veille doit permettre de commenter l'information, la noter, la qualifier, la confronter au sein de groupes d’utilisateurs différenciés selon la nature des projets de veille.  Pour cela, l'information doit être aisément accessible : un moteur doit permettre la recherche des informations capitalisées enregistrées dans les projets de veille via de nombreux critères  (mot-clé, date, auteur, tags, dossiers..etc).

Partager l'information

Le partage de l’information en vue d’un travail collaboratif peut s'effectuer de 3 grandes manières :

• En poussant directement une ou plusieurs informations collectées via la plateforme de veille vers un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs, et ce par mail, par réseaux sociaux, par réseau social d'entreprise.
• En catégorisant les informations au sein de plans de classement de votre projet de veille. Ces dossiers de capitalisation constituant le plan de classement doivent être partageables  avec tous les utilisateurs ou à travers des groupes dédiés avec accès exclusif à tel ou tel dossier.
• Via le partage d’un dashboard dynamique comportant différents flux d’informations (données brutes, informations qualifiées et capitalisées, analyses graphiques, KPIs) avec certains utilisateurs.

Dans tous les cas, la plateforme de veille doit offrir une gestion par projets,  par droits d'accès hiérarchisés par utilisateur unique ou groupes d'utilisateurs.

Veille : le partage et l'analyse collaborative via une plateforme

3. Gérer le partage des projets  et les utilisateurs

L’échange de points de vue et de cultures sur une information (avec des profils issus de départements diversifiés comme le Commercial, Marketing, Finance, RH, la R&D) constitue la base de l’enrichissement collectif du projet de veille. Pour cela, les fonctionnalités de partage des projets selon différents niveaux d’accès sont essentielles.

Privilégier le partage et l’analyse collective pour confronter les points de vue et les cultures

Le collaboratif pour l'analyse des informations et au-delà

• de partager une information, un projet, des dossiers et des sources entre plusieurs communautés de veilleurs
• de disposer d’un système de classement propre à chaque projet/ communauté de veille
• de partager des surveillances, des informations brutes, des analyses entre plusieurs communautés de veilleurs
• de partager des dashboards entre plusieurs communautés de veilleurs
• d'assigner la gestion des informations à un collaborateur en particulier
• d’attribuer des droits d'accès différents aux applications de la plateforme de veille selon les utilisateurs : aux fonctions de collecte, surveillance, analyse, gestion de projets, gestion des livrables, gestion des utilisateurs.
  
  

Les communautés du projet de ieille : une hiérarchisation de droits

Afin d’organiser la communauté de veille en groupes spécialisés pour faciliter son animation et son efficacité, l'affectation de droits hiérarchisés par niveau doit être facilitée. Ainsi l’outil devra permettre de créer des groupes d’utilisateurs avec des droits d’accès spécifiques et hiérarchisés :

• pour les administrateurs et gestionnaire de projets
• pour les veilleurs et experts métiers
• pour les lecteurs et commentateurs
• pour les destinataires de livrables

4. Un écosystème de logiciels collaboratifs pour favoriser visibilité et efficacité

Le partage et la collaboration des informations de vos projets de veille et des différents flux de votre cycle de veille doit pouvoir s’effectuer au sein des differents systèmes d’information de votre organisation. Votre plateforme de veille ne doit donc pas être isolée. L'intégration avec d’autres outils est également importante pour assurer la visibilité de la veille et donc sa pérennité. Ainsi, son intégration avec des outils de CRM, RSE / collaboratifs et de Business Intelligence / Data visualisation permettra de favoriser :

• des ventes actionnées par la  veille stratégique
• des retours sur les livrables par davantage de communautés
• une visibilité par le Top Management

La plateforme de veille doit  donc pouvoir communiquer et s'intégrer avec plusieurs types de logiciels utilisés par les autres services de l'entreprise ou l’organisation. Pour la phase  qui nous intéresse, le partage et le collaboratif, une  “marketplace” de logiciels tiers permet d'alimenter vos portails intranet, vos RSE ou CRM avec l’information issue directement de votre plateforme de veille. Exemple : On peut imaginer des connexions avec des logiciels collaboratifs leaders comme Jive, Yammer, SharePoint, Microsoft Teams, Salesforce...

Veille : les types d'intégration d'un outil de veille avec des logiciels tiers

Voilà les principaux critères à prendre en compte pour la phase de partage et de collaboration.

Nous aborderons la diffusion et la valorisation des projets de veille via les KPIs dans un prochain billet.