Nous allons examiner maintenant la phase de diffusion et de valorisation après avoir exploré les fonctionnalités essentielles d’un outil de veille pour les phases de sourcing et collecte, les phases d’analyse, de capitalisation, de partage et collaboration.
Oui, nous parlerons de valorisation de vos projets de veille, de votre cellule de veille et de vos livrables à l’occasion de la phase de diffusion : Le marketing interne de vos différents projets de veille est essentiel pour l’animation, la visibilité, les ressources et à terme la pérennité de votre département. Aussi, la diffusion de vos livrables de veille relève aussi bien de la communication et du partage que du marketing promotionnel.
Ce marketing interne peut s’effectuer à travers 3 axes :
- La performance de la diffusion et la qualité de vos livrables.
- Les capacités de déploiement des projets de veille.
- La démonstration de l’impact de vos projets de veille via des KPIs pertinents.
Le cycle de la veille géré par une solution de veille et market intelligence
I. La performance de la diffusion et la qualité de vos livrables
La diffusion est une phase clé au sein du processus de veille. Elle doit permettre de fournir dans les meilleures conditions pour les destinataires, l’information de veille utile à la réflexion et à la prise de décision. En bref, c'est la production des veilleurs et des analystes destinée aux clients internes, la raison d'être du processus. Pourtant, cette phase est encore trop souvent sous-estimée dans les cahiers des charges.
Veille : adapter les livrables aux projets et destinataires cibles
En fonction des profils des destinataires et des traitements/décisions attendus, la plateforme de veille doit pouvoir diffuser l’information pertinente par différents canaux (mail, web, mobile, papier...), sous différents formats (rapport Word, présentation Powerpoint, newsletter, flux RSS, alerte ou tableau de bord complet) et à des fréquences adaptées (mensuelles, hebdomadaires, quotidiennes, ou en temps réel). La gestion des fuseaux horaires pour une diffusion à l'international doit aussi être paramétrable.
Enfin, la forme comptant autant que le fond pour rendre un message intelligible et attractif, le « look » du livrable devra pouvoir s’adapter facilement à la charte graphique de l’entreprise, et les contenus devront pouvoir intégrer images, graphes, schémas et autres supports visuels ou multimédia, afin de renforcer ou illustrer le texte des analyses.
En résumé, il faut un outil qui permettra de valoriser un livrable, le diffuser à la bonne personne au bon moment selon le canal le plus adapté à la cible et au contenu.
II. Les capacités de déploiement des projets de veille
2 fonctionnalités du logiciel de veille vont particulièrement favoriser le déploiement des projets :
- L'accès à un portail de veille unique, intégrable dans le SI de l'entreprise (via SSO notamment)
- La souplesse de partage et de gestion des communautés et des utilisateurs autour des projets de veille
Le portail de veille unique
C'est le point d’accès principal entre le veilleur et la plateforme de veille. Il doit donc tout naturellement permettre l’accès à toutes les fonctionnalités de la solution de veille tout en répondant aux exigences de chacun.
Son principal facteur clé de succès et d’appropriation par les utilisateurs reste son ergonomie, sa simplicité d’utilisation et sa personnalisation, pour s’adapter au profil de chaque utilisateur et permettre ainsi d’intégrer aisément le processus de veille dans leur activité. Les utilisateurs finaux doivent donc pouvoir personnaliser eux-mêmes leur dashboard.
La gestion des communautés autour des projets de veille et le déploiement
La solution de veille doit permettre un partage simple des informations entre un nombre illimité de collaborateurs, de services, de filiales, de pays… ainsi qu'une hiérarchisation des droits d'accès selon les métiers, les fonctions, les rôles.
La plateforme doit offrir une puissance permettant de supporter de nombreux groupes de travail.
De la même manière, l’outil doit permettre une gestion de projet souple : Chaque type de flux (informations capitalisées, informations brutes, analyses, dossiers...) doit être partageable avec des communautés de veilleurs et lecteurs distinctes, via des accès et des droits différenciés.
Ces fonctionnalités assurent un déploiement optimal pour que la diffusion et le travail collaboratif sur les projets puissent être opérés par de nombreux utilisateurs : plusieurs niveaux hiérarchiques, plusieurs services ou département, plusieurs pays...
Veille : la gestion des communautés pour la diffusion
III. La démonstration de l’impact de vos projets de veille via des KPIs pertinents
La plateforme doit donc pouvoir également fournir des indicateurs (KPIs) afin de suivre les performances du projet et de valoriser le travail des veilleurs. En effet, les indicateurs de performance clés sont indispensables pour :
-suivre et gérer les différentes étapes du projet
-fixer des objectifs
-suivre les communautés
-suivre la diffusion
-démontrer l’impact et la valeur de chaque projet
-démontrer les progrès, gains et évolutions.
Aussi, la plateforme de veille doit disposer d’un tableau de bord de statistiques évolué afin de fournir des indicateurs de performances de plusieurs types :
- KPIs de gestion des sources (ex : nombre de liens morts, source les plus performantes etc..)
- KPIs utilisateurs (ex: utilisateurs les plus actifs en commentaire, en lecture, en ajout d’information, etc...)
- KPIs sociaux (ex : nombre de likes, de partage etc...)
- KPIs de contenus (ex: evolution des informations ajoutées, informations les plus lues, les plus commentées, projet les plus actifs, etc..)
- KPIs de monitoring (ex: evolution des informations brutes, ratio des informations capitalisées vs informations brutes etc…)
- KPIs de diffusion (ex: ouverture des newsletters, nombre d’accès mobile)
Veille : les KPIs de gestion et de valorisation
La richesse des indicateurs permet de gérer vos projets de veille au quotidien (reporting, performance) mais aussi de “marketer” votre département de veille, ses membres, les différentes communautés de veilleurs, les livrables en communiquant sur les statistiques et leur évolution.
Nous avons donc passé en revue les critères essentiels pour choisir un bon logiciel de veille. N'hésitez pas à nous contacter pour davantage d'informations.
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