L’importance du marketing interne dans la réussite de votre projet de veille

Comment alimenter le cercle vertueux de la veille ? La réponse tient en un seul mot : communiquez !

Dans cet article, nous allons vous démontrer que vous n’avez pas besoin d’être un pro de la comm pour promouvoir votre projet de veille en interne !

Pour ce faire, nous avons accompli un tour d’horizon des bonnes pratiques recensées chez nos clients.

Partant du constat que certaines organisations disposent de plus de ressources et de budgets que d’autres, nous vous proposons un large spectre d’idées afin de ne pas discriminer les moins bien lotis.

Le moment est venu d’identifier vos atouts, de recenser vos réussites et d’allumer les projecteurs !

1. Organisez des réunions par thématique de veille

L’objectif de ces réunions est de rassembler l’ensemble des parties prenantes par projet de veille afin d’évaluer l’avancée du projet, de faire le point sur les résultats obtenus et d’identifier les axes d’amélioration (sources, sémantique, livrables pour aider à la prise de décisions).

Nous recommandons d’organiser 2 réunions par an et surtout de séparer les thématiques pour privilégier une approche personnalisée et plus pertinente.

2. Réalisez une communication promotionnelle  

En fonction des moyens humains et financiers dont vous disposez, nous vous recommandons soit de communiquer par le biais d’une newsletter (relativement facile à mettre en place), soit de réaliser un magazine.

Nous avons listé ci-dessous les sujets qui sont appréciés par les lecteurs :

• Chiffres sur l’évolution de la communauté (nombre de membres, nombre de nouveaux membres)
• Top lectures et partages
• Top des sujets de veille
• Les membres les plus actifs en terme de contribution sur votre plateforme
• Les nouveautés : quels sont par exemples les nouveaux sujets de veille ?
• Témoignage de salariés : comment utilisent-ils la veille dans leur métier ?
• Entretien du top veilleur : idéal pour apporter de la reconnaissance aux membres de l’équipe de veille.
  

3. Organisez des webinars et/ou créer des fiches pratiques

Pour accompagner leurs communautés, certains de nos clients mettent en place des webinars récurrents afin de présenter la démarche de veille stratégique et d’aider les utilisateurs à mieux comprendre les fonctionnalités de la plateforme (comment démarrer, comment personnaliser certains livrables, comment rechercher et consulter des informations sur la plateforme de veille).

Si vous n’avez pas les ressources adéquates pour organiser de façon récurrente des webinars, vous pouvez envisager de créer des fiches pratiques sur les sujets cités ci-dessus et les mettre à disposition de vos collaborateurs via votre intranet.

4. Mesurez l’efficacité de votre veille grâce à un questionnaire de satisfaction

Tous les porteurs de projet de veille se posent à un moment les questions suivantes : est-ce mon projet répond aux besoins de mes clients internes ? Est-ce que les informations que j’apporte sont assez qualifiées ? Est-ce que les livrables sont adaptés ?

Pour obtenir des réponses claires, nos clients sondent leurs communautés grâce à la mise en place d’un questionnaire de satisfaction ayant les objectifs suivants :

Mesurer l’efficacité par rapport au contenu, à la forme

• Comprendre comment les infos qu’ils reçoivent les ont aidé
• Est-ce que les informations sont pertinentes ? Assez qualifiées ?
• La fréquence d’envoi est-elle adaptée ?
• Le format des livrables est-il satisfaisant (facilement téléchargeable et consultable en déplacement ? )
• Ont-ils d’autres sujets à surveiller ?

Avec ces réponses, vous aurez toutes les éléments en main pour réaliser des ajustements, si nécessaires, à votre projet de veille et à sa promotion.

Les résultats de l’enquête de satisfaction peuvent aussi constituer un très bon contenu pour valoriser l’impact de votre travail dans le cadre d’une newsletter ou d’un magazine interne dédié à la veille.

Petite astuce : si vous souhaitez valider de manière continue la qualité des informations que vous fournissez à vos collaborateurs, nous vous conseillons d’installer une urne / boîte à idée dans un emplacement stratégique (à l’entrée de la cafétéria par exemple). Demandez à vos collaborateurs de vous indiquer l’info principale qu’ils ont retenu dans la dernière newsletter et organisez un tirage au sort. Pensez à récompenser les participants avec un cadeau !

5. Recrutez des experts métiers & lecteurs en lançant une campagne interne

Cette campagne peut répondre à plusieurs objectifs :

• Solliciter vos collaborateurs pour trouver des sujets de veille supplémentaires
• Identifier de nouveaux experts métiers qui vont devenir des contributeurs et valider des informations.  

Si votre budget vous le permet, vous pouvez faire gagner un cadeau aux 10 premiers experts ayant accepté de contribuer à vos projets.

6. Inscrivez la veille dans une démarche collaborative avec la mise à disposition d’un catalogue de veille

Si vous avez de nombreux sujets de veille au sein de votre organisation, pensez à créer un catalogue répertoriant l’ensemble de vos veilles afin de permettre à vos utilisateurs de s’abonner aux différents projets.

Ce catalogue leur permettra de naviguer entre les veilles transverses et les veilles spécifiques, et d’inscrire la veille dans une démarche collaborative.

7. Innovez en réalisant une vidéo interne de promotion

Pour à la fois se démarquer et se valoriser, certains de nos clients réalisent des vidéos internes.

2 catégories de vidéos peuvent être distinguées :

• Une vidéo informative pour présenter ce qu’est la veille, le rôle de la cellule, les sujets de veille à l'étude
• Une vidéo sous forme de bilan d’activité pour mettre en exergue la contribution de la veille dans la détection des tendances marché, les thèmes traités par la cellule. Cette vidéo est également un excellent vecteur pour synthétiser l’impact stratégique de ces tendances sur l’entreprise et ses priorités.

8. Accompagnez vos utilisateurs dans la prise en main de la plateforme de veille en créant un module de e-learning

Outil de formation à distance par excellence, le e-learning permettra à vos utilisateurs de s’approprier la plateforme.

Grâce à la flexibilité du e-learning, vous pouvez créer des parcours par type d’utilisateur :

• Animateur : comment paramétrer un projet de veille, comment ajouter des sources spécifiques, comment configurer des livrables, etc.
• Contributeur : comment valider l’information, comment créer un livrable,
• Lecteur : comment accéder à la plateforme, comment s’abonner à un projet de veille, comment lire et partager l’information validée, etc.

Moins prenant que les formations en présentiel, le module de e-learning permettra à vos utilisateurs de devenir autonomes et d’acquérir une bonne connaissance de l’outil, avec comme objectif final d’amplifier l’expertise veille en interne.

9. Créez de l’émulation en organisant un User Club interne

Pour motiver votre communauté, rien de mieux que d’organiser un club utilisateur en interne !

Fréquemment initié par les cellule de veille, ce club rassemble tous les collaborateurs transverses impliqués dans un projet de veille et permet d’aborder des sujets aussi nombreux que variés :

• Annoncer les nouveaux sujets de veille
• Faire participer des métiers pour parler de leur retour d’expérience et des résultats concrets ayant été obtenus
• Présenter les nouvelles fonctionnalités / nouveaux livrables
• Partage de bonnes pratiques sur la définition des objectifs et des besoins, sur la mise en place de KPIs, sur les livrables à utiliser

A noter qu’un user club peut représenter une excellente opportunité de convier des collaborateurs qui seraient intéressés de lancer une nouvelle thématique de veille. Entendre parler d’autres utilisateurs de la mise en place de leurs projets les aidera à se projeter et à se sentir en confiance dans une communauté déjà établie et structurée.

Désormais, vous avez toutes les cartes en main pour valoriser l'expertise de votre département auprès de vos pairs, promouvoir l’ensemble de vos projets de veille et faire naître de nouvelles thématiques de veille !

N’hésitez pas à inclure un commentaire dans l’article si vous avez déjà mis en place d’autres initiatives pour créer de l’émulation autour de vos projets de veille.