En lisant le titre de l’article un peu négatif, on pourrait croire que ce billet se veut pessimiste !
Le but est seulement de mettre à profit notre expertise de presque 20 ans sur le marché de la veille pour vous apporter un éclairage et surtout vous donner l’opportunité de réaliser des ajustements.
C’est pour cette raison que cet article se veut tout public : il s’adresse aussi bien à des personnes en train de monter des projets de veille qu’à des lecteurs avec des projets en cours.
La liste de raisons étant tellement longue, ce qui est révélateur de la difficulté du métier, nous avons décidé de séparer cet article en 2 parties. La seconde partie sera publiée sur notre blog la semaine prochaine.
Sans plus attendre, nous vous invitons à découvrir les 6 premières raisons pour lesquelles les projets de veille échouent :
1. Aucune définition des objectifs et des besoins
Beaucoup d’entre vous doivent penser que c’est le b.a.-ba mais nous constatons trop souvent que cette étape, bien que cruciale, est oubliée ou bâclée.
Nous entendons souvent la phrase suivante ‘Nous allons recueillir de l’information et nous verrons ce qu’on va en faire”.
Sans définition claire des objectifs de veille, elle ne sera pas en mesure de répondre aux besoins et aux enjeux métiers. Il faut toujours commencer par la fin et se poser la question suivante : pour quelle raison ? Qu’est ce que mon projet de veille va m’apporter ? Quels livrables vais-je mettre en place pour aider à la prise de décisions au sein de mon organisation ?
Sans cette première étape, il est difficile de dégager des KPIs clairs, de mesurer la valeur ajoutée, ce qui risque de porter atteinte à l’image de la veille.
2. L’absence de KPIs
La définition des objectifs et des besoins doit naturellement entraîner la mise en place de KPIs (Key Performance Indicators - Indicateurs Clés de Succès). Sans ces indicateurs, il est impossible de mesurer le succès du projet de veille de manière continue, d’identifier les axes d’amélioration et de prendre des actions correctives.
Voici ci-dessous des exemples d’indicateurs à surveiller :
- Nombre d’utilisateurs qui se connectent à votre plateforme de veille
- Nombre d’alertes générées
- Taux d’ouverture de la newsletter
3. Oublier une étape importante du cycle de veille : l’aide à la prise de décisions
Le cycle de veille se compose de 5 étapes :
- Définition des besoins
- Collecte
- Diffusion
- Analyse
- Valorisation
La cinquième et dernière étape, la valorisation de l’information, doit permettre d’assurer qu’elle sert à la prise de décisions. Envoyer et analyser des informations ne suffit malheureusement pas, la cellule de veille doit vérifier qu’elle sont utilisées par les métiers dans le cadre de prise de décisions.
Sans cette étape ultime, le risque est le suivant : les directions peuvent se montrer indécises quant à l’utilité des projets de veille, aucun ROI n’est obtenu ou il est difficilement démontrable, la direction générale montre une baisse d'intérêt, ce qui se traduit par un budget moindre et/ou en une réduction des ressources.
4. Profil inadapté du veilleur
La veille n’hérite pas toujours des meilleurs moyens financiers et humains.
Les stagiaires sont certainement le profil le plus représenté. Le fait de confier votre projet de veille à des stagiaires n’est pas forcément un problème en soi, mais peut le devenir si la transition de votre projet est mal assurée (voir le point nr.6).
La seconde catégorie est constituée de veilleurs “technophobes”. La veille étant devenue digitale, que ça soit par la récolte d’informations sur internet, forums spécialisés, réseaux sociaux mais aussi la constitution de newsletters, d’alertes automatisées, impose à ses experts des compétences pluridisciplinaires. Recruter une personne technophobe peut mettre un vrai frein à vos projets de veille !
En outre, nous remarquons à notre grand regret l’absence d’un binôme qui fonctionne à merveille selon notre expérience :
- Le sponsor, véritable ambassadeur dans l’âme, fera du lobbying en interne pour promouvoir et, participera aux comités de direction pour valoriser le projet et ses résultats.
- Le chef de projet, quant à lui, aura pour mission d’orchestrer le lancement et le déploiement, de prendre les métiers par la main pour les guider : définir les sujets de veille, la sémantique de recherche, les sources à surveiller etc.
5. Le facteur temps est négligé !
Pour qu’un projet réussisse, il est primordial que les membres impliqués aient du temps à y allouer de manière officielle. Une des meilleurs façons d’y parvenir est d’inclure les missions de veille sur la fiche de poste.
Il s’agit de prendre conscience que chaque nouvelle problématique est un projet de veille en soi, qui doit être pensé comme à part entière.
Il faut donc anticiper des besoins temporels, humains et en terme d’outils.
Sans ressources disponibles, vous foncez droit dans le mur.
6. Une transition mal assurée
Mauvaise nouvelle : votre veilleur quitte votre service / votre entreprise.
Ce cas, pourtant fréquent, peut parfois complètement bouleverser le déroulement de votre veille, et même menacer la survie de vos projets de veille.
Pourquoi ?
Parce que dans de nombreux cas, les plans et processus de veille ne sont pas documentés, aucun transfert de compétences n’a été organisé, la prise en main de l’outil (si utilisé) n’est pas assurée pour la personne remplaçante.
Dans ce contexte, il est très difficile pour les personnes restantes ou pour le nouvel embauché de garder le fil rouge et de trouver ses repères.
Retrouvez la deuxième partie de notre article dès la semaine prochaine sur notre blog !
.svg){kind=small}
