6 bonnes pratiques pour créer un rapport Social Media efficace

Comment optimiser votre Reporting Social Media ? 

Vous êtes Responsable des médias sociaux, analyste, Social Media Manager, spécialiste du Marketing Digital, Community Manager…chez l'annonceur ou en agence et vous devez réaliser toutes les semaines un reporting sur les activités Social Media de vos marques, suivre le ROI de vos campagnes et événements ponctuels à l'aide de rapports Social Media synthétiques.

Vous devez généralement intégrer dans ces rapports la performance et les résultats des conversations au sujet de votre entreprise, de ses dirigeants, de ses marques (earned media), de vos propres comptes sociaux (owned media) et également la réputation véhiculée par les moteurs de recherche comme Google (Search Engine Reputation).

Nous vous proposons 6 bonnes pratiques pour imaginer la création d'un reporting Social Media idéal. Vous pouvez retrouver ces bonnes pratiques ainsi que de nombreux modèles de rapports et analyses dans le   "Guide : Créer votre rapport social media pour vos marques".

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I. 6 bonnes pratiques pour créer votre reporting Social Media

1. Adaptez le rapport à vos cibles

Cette première étape est indispensable : de la nature de vos cibles va en effet dépendre toutes les autres phases de création : définition du fond, de la forme, de la périodicité….

Selon que le destinataire est un PDG (notamment en période de crise), membre du Codir/Comex, responsable marketing ou Community manager, la nature des insights et le volume des informations va varier : Si l’on schématise, les infos seront très synthétiques et orientés ROI pour les dirigeants - en recto verso maxi -, plus détaillées et plus “techniques” pour le spécialiste du Social Media. Elles pourront être redoublées d'un accès à un dashboard de données quantitatives et qualitatives en ligne.

Dans l'idéal, il faut recueillir les besoins et habitudes de vos cibles auprès d'elles-mêmes ou via leurs plus proches collaborateurs, ou lors de la phase de cahier des charges.

Les cibles et les formats de votre rapport social media

2. Définissez le type de rapport

Déterminez d'abord si le rapport est un document de communication, destiné avant tout à être lu et commenté, ou un document de travail dont les données seront partagées, modifiées et réutilisées. Schématiquement, on peut imaginer un rapport format A4 vertical en PDF pour la communication, avec une mise en forme travaillée, des slides avec des références et des liens externes (vers un tableau de bord dynamique sur votre outils de social media listening, un site, des messages) pour le travail.

Le type de rapport dépend donc du point #1, vos cibles, mais aussi des objectifs.

S'agit-il d'un :

• Suivi d’activité Social Media classique.
• Suivi d'opérations : campagnes et événements.
• Bilan d'opérations : campagnes et événements.
• Suivi et Bilan de crises.
• Rapport ponctuel ad hoc
• ...

Selon ces critères, le rapport pourra être un A4 recto très synthétique, élaboré en “une heure” ou, à l'inverse, 40 slides détaillées avec des commentaires, une mise en contexte, une évolution et des recommandations pour les prochaines actions et périodes.

3. Définissez la périodicité

La périodicité va fortement influencer la forme et le fond de votre rapport. Un rapport mensuel ou bimestriel, favorisant la prise de recul, proposera souvent davantage d’analyses de fond portant sur l'évolution, la stratégie et les actions, qu’un rapport hebdomadaire.

On peut ainsi imaginer une récurrence forte pour les opérationnels du Social Media, du marketing digital et de la gestion de la réputation; Une récurrence moins forte (hors opérations ponctuelles) pour les Cadres. Et du ponctuel “ad hoc" pour certains membres du Codir/Comex.

4. Soignez la forme

Ce rapport, potentiellement largement diffusé, qui plus est à des cadres de haut niveau, constitue votre carte de visite, un élément essentiel de votre marketing interne. Imaginez que votre rapport sera potentiellement partagé, reproduit auprès de plusieurs personnes. Une fois le fond bien structuré, pensez à valoriser vos commentaires, à aérer votre contenu et à intégrer des graphiques et / ou des images assez grandes.

Même pour les rapports plus volumineux, pensez à ajouter une ou plusieurs pages de synthèse en début de document, certains de vos destinataires voudront se faire une idée, sans tout vouloir lire tout de suite. Pour ce même objectif, soignez le sommaire afin de faciliter l’accès direct à l’information.

Exemples de rapport d'analyse Social media (par Digmind Insights lab)

5. Rédigez un cahier des charges