[Tendances 2021] Le Live est mort ! ou l’art de réinventer vos réunions à distance

Fadhila Brahimi, Présidente et fondatrice de FB-Associés, Présentatrice du Live #ReEnchanterInternet nous  parle d'un point clé de l'organisation du travail en période de pandémie et post-covid : les réunions. C'est un point de vue issu du Guide des tendances 2021 en digital, marketing & social média qui compile les points de vue, articles et analyses de 35 spécialistes. Comment les réunions peuvent-elles évoluer ? 

“ Riche d’une expérimentation accélérée du « tout digital », 2021 marquera le point de départ d’une réflexion stratégique pour rationaliser et professionnaliser l’organisation et l’animation des réunions internes et externes. Observons les enseignements 2020 pour cheminer vers 2022.

L’épée de Damoclès 2020 : « zoomer ou mourir » !

Le confinement massif et brutal de 2020, nous aurait fait gagner 5-7 ans sur l’adoption des outils numériques et la transformation digitale des entreprises & des organisations. Un constat qu’il nous faut nuancer suivant les secteurs d’activité, le niveau de maturité des usages à distance et la dotation des équipements adaptés au tout online.

Toutes les rencontres physiques ont été digitalisées en urgence lorsqu’elles n’ont pas été re-reportées avant d’être totalement annulées.

Que nous révèle ce sprint ? 

Les télétravailleurs sont devenus des logisticiens et des régisseurs de RDVs fragmentés en roulement continu : la « zoom connection » entre 4 murs floutés ou décorés de vagues tropicales statiques avec en fond sonore « Maman, il est où le… » !

Les entreprises et les organisations se sont adaptées au pied levé pour assurer la (dis) continuité des activités en multipliant les plateformes de services en ligne pour digitaliser toute la chaîne d’activité en combinant, sans évaluations poussées, les contraintes humaines et budgétaires avec les exigences de sécurité, d’accessibilité et d’efficacité.

Le confinement massif et brutal de 2020, nous aurait fait gagner 5-7 ans sur l’adoption des outils numériques et la transformation digitale des entreprises & des organisations

Le Live is No Life : digitaliser la normalité physique a ses limites !

Jamais nous n’avons autant été sollicités à participer à un événement en ligne par visioconférence : meeting, webinaire, e-learning, classe virtuelle, team building, etc !

Jamais nous n’avons autant été aussi contraints de repenser toute la chaîne de production de nos activités et de nos tâches quotidiennes pour que le résultat digital ressemble à la normalité du monde physique antérieur.

En 2021, nous savons qu’il ne suffit pas de remplacer le champ « salle ou lieu » par « webconférence » pour garantir la présence, l’attention et l’engagement des participants ni le succès et l’efficacité d’une réunion ou d’une formation.

Ni d’organiser un streaming ou une séance immersive dans un monde virtuel pour favoriser l’innovation et l’acquisition de nouveaux publics.

Et encore moins, d’être formateur ou manager pour embarquer une équipe projet de 150 personnes derrière un écran. 

En tant qu’organisateurs de rencontres (communication, formation, recrutement, management, etc.), nous avons pu observer que le passage du physique au tout virtuel apporte de nombreux bénéfices en termes de temps et d’offre.

Néanmoins, l’absence de la convivialité « pause café », de sérendipité, de processus généralisés et d’outils intégrés amplifient les coûts et les pertes.

Nous savons que nous ne reviendrons plus en arrière. Toutes les formes de rassemblement interne ou externe se dérouleront à terme sous forme hybride voire totalement virtuelle

2022, passer de la digitalisation morcelée et ponctuelle à l’expérience virtuelle consolidée

Maintenant que nous avons passé l’étape de la réorganisation accélérée en mode dispersé ainsi qu’à une rapide montée en compétences, nous devons en finir avec la simple transposition des processus du monde physique au monde virtuel.

En point de mire, nous savons que nous ne reviendrons plus en arrière. Toutes les formes de rassemblement interne ou externe se dérouleront à terme sous forme hybride voire totalement virtuelle. Les rencontres physiques répondront davantage à un besoin de recréer un espace-temps suspendu pour développer et enrichir les relations interprofessionnelles. 

Pour profiter de cette opportunité de changement, nous devons passer par une approche globale qui fera passer les outils en second plan et sortir les impératifs du direct du giron de la communication.

Tout comme nous avons appris à intégrer les réseaux sociaux dans la stratégie globale de l’entreprise, les réunions virtuelles deviendront un élément stratégique transversale pour lesquels il faudra 

• Centraliser sur une même plateforme l’ensemble des rdvs afin de simplifier l’exécution, rationaliser les coûts et capturer des données exploitables
• Développer les compétences techniques et douces pour animer des sessions mixant le présentiel et le distanciel en simultané
• Moderniser les processus en mixant les sessions immersives, le réseautage, la prise de rendez-vous et la production de contenu en ligne
• Faciliter la transition d’une réunion à une autre voire d’un grand groupe à un grand groupe
• Réintégrer le silence, la convivialité et la déambulation

Quelle que soit l’évolution de la crise sanitaire, 2021 n’est qu’une invitation à s’adapter avec agilité à un monde où le live continuera à jouer un rôle important dans nos interactions professionnelles. 

”

Retrouvez l’article de Fadhila Brahimi avec 34 autres spécialistes dans le Guide Tendances 2021 en Social Media et Marketing.

Le Guide Tendance 2021 en Social Media, Digital et Marketing