El ROI de un proyecto de Inteligencia Competitiva online: Un cohete de 3 pisos

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"El valor de un software de inteligencia aumenta con el número de usuarios y el tiempo natural de la ejecución del proyecto. Este valor crece en cada etapa del cohete."

En una publicación anterior, determinamos los principios más importantes para poder definir el ROI de un proyecto de monitorización online. Una vez que ya has definido el ROI más indicado, el siguiente paso es determinar cómo calcularlo. Vamos a presentarte las 3 etapas esenciales para la estimación del ROI a lo largo de la duración de tu proyecto de inteligencia competitiva.

En realidad, un proyecto de inteligencia se parece a un cohete compuesto por 3 pisos.

¿Por qué 3 pisos?

Cuando queremos calcular el ROI de un un software de monitorización de redes sociales, buscamos evaluar los costos y beneficios registrados desde el inicio de la construcción del cohete, etapa tras etapa. La razón por la que hacemos esto, se debe a la necesidad de estimar el nivel de desarrollo de un proyecto -el cual queremos alcanzar en un tiempo determinado. En otras palabras, ¿en qué etapa debería situarme cuando alcance los objetivos esperados?

Los tres pisos son:

• La reducción de costos relacionados a las tareas diarias de la monitorización (colecta, validación cruzada, y difusión de la información).
• El mejoramiento cuantitativo y cualitativo de flujos de información y análisis.
• El desarrollo de inteligencia colaborativa en toda la organización, donde la información se disemina a tiempo.

El valor de un software de inteligencia aumenta con el número de usuarios y el tiempo que toma la ejecución de un proyecto. Este valor crece en cada piso del cohete. El beneficio aportado por la inteligencia colaborativa -que integra a varios colaboradores- es superior a aquellos beneficios obtenidos únicamente por la reducción de costos cotidianos. Basándonos en los proyectos de monitorización de redes sociales e inteligencia competitiva de Digimind, aquí te mostramos un ejemplo de la evaluación del ROI en 3 etapas:

1. La reducción de los costos relacionados a la automatización de las tareas de colecta y de análisis

Objetivo: Industrializar el monitoring y el trabajo de soporte para el análisis

La primera etapa del cálculo del ROI consiste en examinar de manera global todas los ahorros en costos asociados con la implementación de una herramienta de monitorización -tomando en cuenta todas las funciones relacionadas con la monitorización, la colecta y difusión, la gestión colaborativa y el análisis-.

Dicha herramiente debería, desde su instalación, reducir los costos inherentes a los procesos de monitorización. De hecho, es una forma de ganar tiempo, y a la vez dinero, día tras día.

Ejemplos de cálculos de reducción de costos (ratios basados en los promedios de los proyectos Digimind) comparados con un procedimiento similar sin la implementación de dicha herramienta.
x por 14: reducción del tiempo dedicado a la vigilancia de la web
x por 4: reducción del tiempo invertido en el monitoreo de las redes sociales
x por 100: número de fuentes rastreadas
x60: número de expresiones clave o temas de interés monitorizados

La reducción del tiempo de monitorización online
La monitorización manual de 100 páginas web toma alrededor de 3H30 (basado en el promedio de 2 minutos por sitio web).
La monitorización manual de la actividad en las redes sociales (Twitter, Facebook, Linkedin...) toma en promedio 2h30 por día a un Social Media Manager (fuente: barómetro e-reputation digimind).

Y por el contrario...

La monitorización y el análisis automático de 100 páginas web toma alrededor de 15 minutos para poder revisar todas las alertas y análisis del día (basado en un promedio de 10 alertas pertinentes por 100 páginas web).
La monitorización y análisis automático de la actividad en las redes se lleva a cabo en una hora para completar la lectura de alertas y análisis.

El aumento del número de fuentes monitorizadas

x20 o 220: Dependiendo si los proyectos monitorizan o no las redes sociales, el número de fuentes monitorizadas se multiplica por 20 o 220, el número de expresiones clave (marcas, productos, tecnologías, personas, conceptos...) se multiplica por 20 o 60.

El número máximo de fuentes o expresiones monitorizadas no lo impone la herramienta, sino la capacidad humana de la persona encargada -como un Social Media manager, quien se ocupa del análisis y la lectura de la información más importante o más variada-.

2. El mejoramiento cuantitativo y cualitativo de los flujos de información

Objetivo: Más información, más precisa, más útil y de mejor análisis.

La mayoría de proyectos de Inteligencia requieren objetivos más complejos que una simple industrialización del trabajo cotidiano. De hecho, para muchos encargados de un proyecto de esta naturaleza, una herramienta de este tipo debe no sólo permitir una reducción de costos, sino también un aumento en el volumen y pertinencia de la información. Esta mejora permitirá una mejor alocación del tiempo a ciertas actividades con alto valor agregado -como por ejemplo el análisis, una parte esencial del trabajo de un Social Media manager-.

Mientras mayor es la calidad de la información, mejor será la gestión de las tareas con alto valor agregado. Este es el beneficio más importante de la segunda etapa del proyecto de inteligencia.

a. Una mejor repartición del tiempo en tareas con valor agregado

Ejemplo de cálculos de alocación del tiempo (ratios basados en los promedios de los proyectos Digimind)

x par 8:  Aumento del tiempo dedicado al análisis

b. Mayor calidad en la información recolectada 

El ROI generado por una herramienta de inteligencia se traduce en esta etapa como:

-La capacidad de generar más información pertinente gracias a la selección de fuentes, la calidad de consultas y los análisis gráficos.

-La capacidad de producir más información de soporte para la toma de decisión: creación de dashboards, posibilidad de difundir la información e implicación de expertos clave en el proceso de monitorización.

–La capacidad de cubrir más temas de monitorización de connotación estratégica y de implicar a más personas en el proyecto.

3. El desarrollo de Inteligencia colaborativa dentro de la organización

Objetivo: Enriquecer la información a través del efecto de la red.

Las diferentes comunidades de la empresa (marketing, ventas, producción, consultoría), así como a veces los grupos externos a la empresa, pero relacionados a su red de monitoreo (red de expertos, o subcontratistas), unen su visión de la información dentro de una misma plataforma de monitorización. Esto resulta en una especia de "forum" de la empresa, un lugar de intercambio y análisis.

Un software de inteligencia asociado a varios servicios puede ser categorizado como estratégico, en la medida que ofrece varios puntos de vista para generar un sentido global a la información y así agregarle valor. Tenemos que tener en mente que la información no es estratégica en sí misma, sino que gana valor cuando es puesta en perspectiva. La información obtenida puede ser de gran aporte a la organización como: la innovación, nuevas iniciativas, mejor reactividad, etc. Nos referimos también a los "efectos de la red" positivos. Estos efectos deben ser integrados al cálculo del ROI de una herramienta de inteligencia competitiva.

Los resultados de un proyecto de monitorización online pueden ser evaluados por la limitación de costos del intercambios de información, así como por los efectos de la red. La limitación del intercambio de información cubre los costos de todos los departamentos implicados en el proyecto:

• Menos reuniones de coordinación (se gana tiempo).
• Menos interrupciones en el trabajo debido a emails o reportes internos (coordinación más natural entre los individuos).
• Menos tiempo dedicado a la investigación de información porque la información disponible en la empresa es mejor explotada.
• Más efectos positivos sobre descubrimientos obtenidos gracias a la red de usuarios conectados.

Los beneficios de la monitorización de "poner algo en la red" son establecidos por la ley de Mecalfe (el valor o la utilidad de una red es igual al número de sus usuarios elevado al cuadrado). Mientras más crece el tamaño de una red, más rápido crece su utilidad y la capacidad de identificar nuevas oportunidades.

Ejemplo de cálculo de beneficios gracias a la inteligencia colaborativa (ratios basadas en los promedios de proyectos Digimind)

En promedio, la tercera etapa (Inteligencia colaborativa) multiplica por 4 el número de personas dentro de un proyecto. Por ejemplo, de 3 a 12 personas en los primeros 3 meses. En este caso, nos referimos a colaboradores del proyecto (como expertos en la materia) y no sistemáticamente a los encargados de la monitorización.

La inteligencia colaborativa mulplica por 132 en promedio el número de conecciones entre las personas de acuerdo a la ley de Metcalfe (N(N-1)) (Basado en 12 usuarios durante los primeros 3 meses).

Asimismo, la inteligencia colaborativa multiplica por 144 el valor global de acuerdo a la ley de Metcalfe (valor = usuario al cuadrado). (Basado en 12 usuarios en los primeros 3 meses).

De acuerdo a estos ratios sacados con la ley de Metcalfe, esta etapa permite sobretodo el aumento de madurez y de visión en el proceso de decisión estratégico y de la eficacia de las tácticas diarias de una empresa. Como resultado, podemos determinar el crecimiento de la cantidad de información operativa o estratégica.

Estos ratios de ROI propuestas en las 3 etapas son tomadas en promedio y deben ser adaptadas de acuerdo al ciclo de proyectos de inteligencia de tu empresa. Sin embargo, son también el resultado de varios estudios y análisis prácticos de monitorización. El desafío queda, entonces, en la puesta en marcha de la medida de todos los indicadores necesarios (tiempo pasado, número de fuentes monitorizadas, cantidad de información estratégica), que deben ser precisos a la hora del lanzamiento o de auditorías de un proyecto de inteligencia competitiva.

Los beneficios, ya mostrados en cifras, también pueden ser ilustrados cualitativamente, durante el manejo exitoso de una crisis o el descubrimiento de información estratégica para tu empresa.

¿Te quedaste con ganas de saber más sobre cómo una herramienta de inteligencia puede ayudar a tu empresa? ¡Prueba Digimind Intelligence hoy! :)