7 puntos clave en tu RFP para elegir la herramienta de social listening idónea

Las redes sociales, los blogs y los foros son una gran fuente de información sobre tus clientes y los consumidor en general, además de las tendencias de mercado. Pero, ¿de qué sirve toda esta información si no puedes filtrarla, si no eres capaz de acceder a la información que realmente te es interesante y tiene una aplicación real en un ámbito concreto de tu negocio?

La escucha en las redes sociales se ha vuelto cada vez más importante ya que gracias a ella las empresas pueden usar estos datos para acercarse a sus clientes y mejorar los procesos de venta. Y es por eso que las empresas están comenzando a adoptar herramientas de análisis y social listening para optimizar, rastrear y evaluar mejor sus esfuerzos de marketing, el panorama competitivo y la experiencias de los clientes.

Bien. Ahora supongamos que ya te has decidido a solicitar un servicio de social listening. Aquí surge el segundo problema. Con toda la oferta que hay en el mercado, ¿cómo puedes encontrar la herramienta de escucha social idónea para tu proyecto? Este artículo es una guía rápida para ayudarte a crear una licitación (request for proposal) que te ayude en esta búsqueda.

¿Qué es un Request For Proposal o licitación?

Un Request for Proposal es una invitación formal que se les hace a los proveedores de algunas empresas que cumplen ciertas especificaciones, para que ofrezcan sus servicios haciendo una propuesta financiera y de gestión de cuentas.

Cada uno de los proyectos de escucha social es único y está ligado a tus objetivos y a la naturaleza de tu negocio. Básicamente tu RFP debería:

• Destacar los detalles relevantes de tu empresa y proyecto
• Identificar tus objetivos de social listening y los requisitos de la herramienta
• Proporcionar criterios estandarizados para la elección de la herramienta más adecuada 
• Agilizar el proceso de selección asegurando la transparencia con los proveedores

Como resultado, un RFP bien detallado y bien organizado ayudará a los proveedores a familiarizarse con tu empresa, objetivos y  requisitos generales. Por extensión, enviarán mejores propuestas para que tú las revises y selecciones la herramienta de escucha social ideal de una manera lógica y justa.

A continuación se enumeran algunos puntos clave que no pueden faltar en tu licitación.

1. Presenta tu empresa

Crea una introducción donde presentes tu negocio y ofrece al proveedor una idea general de tu empresa, tus objetivos y la naturaleza del proyecto. De esta manera, los proveedores podrán comprender mejor tu negocio y lo que estás tratando de conseguir. Gracias a esta información podrán realizar un análisis competitivo que les ayude a comprender tu nicho de negocio y, por lo tanto, puedan crear una propuesta bien adaptada.

También deberías enumerar, de forma breve, el propósito de tu proyecto de escucha social. Algunos datos básicos que deberías incluir al presentar tu empresa son:

• Perfil de la empresa
• Misión, objetivos y valores
• Estructura de la empresa: Local y regional
• Productos y servicios
• Mercados clave
• Principales competidores
• Cifras clave: volumen de ventas, número de empleados, número de clientes
• Background con social media listening
• Expón qué quieres monitorizar y tus KPIs 

• Social media funnels 

• Propósito del RFP

• Contactos 

2. Haz un calendario de entrega

Indica un calendario de entrega para tu proceso de RFP. Aunque las fechas de entrega dependen de tu organización y del propio proceso de selección, debes incluir las fases clave:

• licitación inicial
• Preselección
• Selección final.

Un calendario de entrega detallado del RFP ayuda a generar transparencia con los proveedores con respecto al proceso de selección. También ayuda a mantener comunicaciones y expectativas por ambas partes.

3. Especifica los términos y condiciones

Enumera los términos y condiciones para optar al RFP. También puedes incluir tu derecho a emprender acciones específicas durante la fase de selección, como cesar las negociaciones o volver a emitir un RFP.

Si consideras que las especificaciones legales son muchas, también puedes especificar los requisitos legales completos en un anexo aparte. Eso, las clausulas mínimas que debes detallar en tu licitación son:

• Derechos de la empresa
• Confidencialidad
• Procedimiento de facturación y pagos
• Requisitos de seguridad
• Costes referentes al RFP: indica si serán asumidos por la empresa o por el proveedor
• Rechazo y cancelación
• Cumplimiento o código de conducta del proveedor 

4. Se transparente en cuanto al presupuesto

Indica el rango de presupuesto para tu proyecto de social media listening. Esto ayudará a los proveedores a adaptar una propuesta que satisfaga las necesidades del proyecto y que esté dentro de la capacidad financiera de tu empresa.

Para ayudarlos a comprender mejor tus prioridades e inversiones, también puedes proporcionar un desglose de la cobertura y el soporte que esperas del presupuesto.

Algunos puntos clave que no pueden faltar son:

• Rango del presupuesto
• Desglose de las expectativas de servicios, incluyendo: cuota de suscripción, servicios de soporte, informes personalizados: integrado o coste adicional
• Términos de pago

5. Explica el alcance de tu proyecto

El alcance de tu proyecto de escucha social es, junto con tu presupuesto, el elemento más importante de tu RFP, ya que detalla tu estrategia y objetivos de social listening, la cobertura y el apoyo que necesitarás del proveedor que finalmente elijas.

Un paso clave de tu proyecto de escucha social es definir tus objetivos. Esto es importante para evaluar el ROI de sus esfuerzos. Cada organización tendrá sus propios objetivos, según la naturaleza de su negocio y los objetivos que están tratando de lograr.

Siempre que sea posible, se específico y usa métricas cuantificables para ayudar a los proveedores a mostrar cómo pretenden ayudarte a lograr tus objetivos con sus soluciones de escucha social. Describe también cuánto soporte necesitarás de tu proveedor.

En este apartado deberías incluir:

• Duración: indica la duración del contrato
• Alcance geográfico
• Objetivos y KPIs
• Cobertura necesaria: enumera las siguientes métricas y entidades clave que necesitas monitorizar como por ejemplo:
  • Marcas, productos y competidores clave
  • Fuentes personalizadas
  • Territorio e idioma
• Stakeholders clave y equipo de trabajo interno: enumera los departamentos de tu empresa que formarán parte de tu proyecto de escucha social

6. Especifica qué requisitos debe tener el proveedor

Es necesario tener toda la información relevante sobre los licitadores para poder tomar una decisión informada. Si bien los posibles proveedores proporcionarán información relevante para presentar su caso, tú debe informarles sobre las calificaciones y criterios específicos que estás buscando en un proveedor de social listening.

• Características necesarias: una interfaz fácil de usar, la precisión y capacidad de indagar en la escucha y seguimiento de tendencias, forma de acceder a la data, etc.
• Case study: puede solicitar un caso de estudio relevante que destaque los éxitos relevantes de otros clientes de este proveedor
• Administración de cuentas

7. Conoce mejor al proveedor

Un poco en la línea del punto anterior, información sobre le proveedor.

Enumera toda la información necesaria sobre el proveedor para ayudar a determinar si son idóneos para tu empresa y su estabilidad financiera.

Para ello, puede solicitar información como:

• Información de la empresa
• Cualificación y experiencia de la empresa: esto abarca tanto la experiencia técnica y cualificaciones, como los premios ganados o el conocimiento de tienen de tu empresa y tu proyecto y por supuesto, deberán declarar cualquier conflicto de intereses que pudiese existir.
• CV: el currículum de los miembros de la empresa proveedora que participarán en el proyecto y proyectos similares que hayan gestionado