In un'agenzia o presso un inserzionista, vi occupate di Social Media Strategy, ascoltando e analizzando le performance dei vostri marchi sui social media in qualità di Social Media Manager, Community Manager, Social Media Manager, Digital Marketer,... Regolarmente, dovete sintetizzare all'interno di report e dashboard sui social media il follow-up e i risultati qualitativi e quantitativi delle azioni, il ROI di campagne ed eventi.
In questi report si integra l'analisi delle conversazioni sul proprio marchio (earned media), la performance dei propri account social o di quelli dei clienti (owned media) e anche i messaggi e la reputazione digitale visibili nei risultati e nei suggerimenti di motori come Google (Search Engines Reputation).
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Vediamo ora 6 esempi di report spesso utilizzati per la reportistica sui social media da parte di inserzionisti o agenzie:
Qualunque sia il tipo di report creato, è necessario aver definito in anticipo con i vostri contatti e/o clienti i KPI dei social media da analizzare, oltre agli indicatori più tradizionali.
Questo report ricorrente ha lo scopo di analizzare le strategie, le azioni e le prestazioni dell'attività sui Social Media della vostra azienda e dei vostri concorrenti a intervalli regolari (settimanali e/o mensili).
Presenta dati qualitativi e quantitativi, analisi grafiche, esempi di messaggi tipici e raccomandazioni per l'azione. Viene distribuito sotto forma di slide o PDF e può presentare gli allegati in Excel. Può essere collegato a un cruscotto dinamico aggiornato in tempo reale.
Questo report selettivo viene utilizzato per monitorare da vicino le campagne in corso sui social media o per controllare l'impatto delle campagne di altri canali nelle conversazioni sociali: Campagne di comunicazione, campagne di PR, influencer, campagne multicanale, omaggi (ad es. TV + Twitter + Facebook/Instagram, Snapchat), impatto delle campagne offline sui social network, campagne di eventi (fiere, conferenze, feste, lanci di prodotti...).
A seconda del tipo di campagna e di evento, la frequenza può variare da 1 a 3 volte al giorno. Il reporting sui social media comprende dati quantitativi e, in misura minore, dati qualitativi (messaggi campione) e analisi grafiche. Con una frequenza di più volte al giorno, il report di analisi si basa naturalmente su una dashboard per i social media.
Il rapporto si concentra su indicatori e analisi grafiche con alcune illustrazioni dei messaggi chiave. Un rapporto alla fine della campagna (vedi punto 3) riassumerà, tra l'altro, gli elementi dei rapporti intermedi. Tutti gli elementi necessari per il rapporto (raccolta di messaggi, indicatori, analisi grafiche) devono ovviamente essere definiti prima dell'inizio della campagna.
Questo rapporto punto per punto ha lo scopo di fare il punto sulla campagna/evento, evidenziando i progressi, i guadagni, le perdite o i cali dopo le sintesi dei dati e suggerendo azioni di miglioramento.
Include dati qualitativi e quantitativi, nonché esempi di messaggi caratteristici di media, influencer, ambasciatori e utenti di Internet. Il confronto con i parametri di riferimento (campagne precedenti, periodo chiave, periodo senza campagna) è fondamentale.
Il rapporto include gli elementi quantitativi dei rapporti di monitoraggio, ma si concentra sull'analisi e sulle raccomandazioni.
Questo rapporto ricorrente presenta i risultati e il ROI delle varie azioni di marketing digitale e social media. Il suo scopo è evidenziare i successi e gli insuccessi per avviare azioni correttive e nuovi investimenti. La frequenza è mensile, trimestrale e infine annuale.
Presenta i dati quantitativi sotto forma di slide e di Excel.
Il rapporto confronta i budget impegnati e i risultati ottenuti.
Azioni Owned Media
Azioni Earned Media
Questo report una tantum intende fornire un'istantanea della situazione dei brand nei media di proprietà e nei media guadagnati in un determinato momento:
Per comprendere la performance di un player all'interno di un settore, di un marchio all'interno del suo ambiente, è necessario evidenziare, se possibile per ogni voce, i benchmark concorrenti.
Questo rapporto selettivo viene utilizzato per tenere traccia delle crisi o del cattivo umore, per informare tutti gli stakeholder interni e per fornire informazioni alle persone responsabili della comunicazione offline e online. Il report è rivolto al consiglio di amministrazione, ai responsabili della comunicazione, al marketing, ai social media manager, ecc. Viene prodotto a intervalli variabili e può essere aggiornato fino a dieci volte al giorno, a seconda della gravità della crisi.
Il rapporto contiene dati qualitativi e quantitativi ed è collegato a un cruscotto per il monitoraggio in tempo reale. Include esempi di notizie influenti. Viene distribuito sotto forma di diapositive o PDF e diventa più sintetico man mano che aumenta la gerarchia. Esempio: massimo due pagine per i membri del consiglio di amministrazione. Prima pagina per il CEO.
Il report dovrebbe concentrarsi sugli elementi che consentono di valutare la gravità della crisi e la sua evoluzione: volume, portata, interazioni, toni, tipologia di mittenti, mittenti principali, canali impattati.
I rapporti, indipendentemente dai loro obiettivi, devono essere oggetto di un feedback costante da parte dei destinatari. Le proposte di ulteriore sviluppo in termini di contenuto (nuovi KPIS, nuove voci) o di forma (presentazione dei messaggi, indicatori) devono essere regolarmente riconsiderate.