Ahora es momento de comenzar el proceso de búsqueda y evaluación de las opciones de software de monitorización existentes en el mercado. Esta tarea no es sencilla, ya que habrá que tomar en cuenta muchos aspectos, que seguramente no los tengas claros ahora, pero que son cruciales para tu búsqueda.
Cuando una empresa de software recibe una RFP redactada correctamente, es más probable que responda de manera adecuada. Las empresas interesadas en el trabajo y capaces de realizarlo responderán con una propuesta detallada. Tu RFP también es una herramienta para ahorrar tiempo y dolores de cabeza. Las empresas que no tengan el personal o el conjunto de habilidades requeridos sabrán que deben pasar a la siguiente licitación.
Una Social Media RFP es una invitación formal a los proveedores para que brinden un servicio, así como una propuesta financiera y de gestión de cuentas, a las empresas en función de un conjunto de especificaciones. Antes de comenzar a crear tu RFP, hay una cosa muy importante a considerar: el embudo de redes sociales.
El siguiente es un ejemplo del proceso de RFP para ayudarte a pensar en él y prepararse para tu RFP de herramienta de social listening:
Cuando comiences a crear tu solicitud de propuesta, puedes empezar por llenar la tabla del social media funnel o embudo de redes sociales a continuación un ejemplo:
Si bien cada proyecto de escucha social es único y está vinculado a tus objetivos y a la naturaleza de tu negocio, tu RFP de monitorización de redes sociales debería en última instancia:
A continuación, se muestra un diagrama que visualiza los requisitos de tu oferta y te ayudará a asegurarte de que no se pierda ningún aspecto importante del proceso de toma de decisiones y licitación:
Toma el tiempo de analizar a profundidad tu organización y tus procesos (no te fijes sólo en las características de la herramienta deseada, ve más allá), por ejemplo: los retos actuales de la empresa, objetivos y necesidades. Adicionalmente, debes hacer los mismo con los posibles proveedores, mira en detalle: su organización, historia, servicios y recursos humanos.
El resumen ejecutivo es simplemente una descripción general de tus objetivos, limitaciones y requisitos generales. Se breve y haz que cada palabra cuente. Por lo general, es útil agregar información sobre tu empresa. Los proveedores podrán comprender mejor tus necesidades si comprenden tu organización.
En cuanto a los objetivos del proyecto de escucha social debes definirlos y cuantificarlos claramente. Por ejemplo, si deseas encontrar nuevos nichos de mercado o bien mejorar tu servicio al cliente: Detectar 5 perfiles diferentes de consumidores de Kefir y momentos de consumo. Reducir un 5% la tasa de respuesta a reclamaciones por rrss o bien.
En general, si tienes las siguientes preguntas respondidas, has tenido un buen comienzo: ¿Cuál es la misión de tu empresa en lo que respecta a este proyecto? ¿Cual es tu idea? ¿Cómo se verá? ¿Qué procesos te gustaría mejorar o automatizar? ¿Quién utilizará el producto final? ¿Qué defectos existen en tu solución actual? ¿Ves algún obstáculo potencial (por ejemplo, una pila de tecnología obsoleta)?
Las herramientas de social listening se pueden utilizar para una amplia gama de aplicaciones, pero es importante elegir la plataforma que mejor se adapte a tus requisitos. Muchas de las herramientas ofrecen servicios similares pero el tener muy claro cuáles son las diferentes consideraciones involucradas en la elección de una plataforma de social listening, te permitirá elegir la herramienta más adecuada y evitará gastar tiempo y dinero en un nuevo proceso de adquisición e implementación.
Algunas consideraciones a tener en cuenta son: El volumen de búsquedas y el modelo de precio, las diferentes fuentes e idiomas que cubren, data histórica, análisis del sentimiento, cómo es la visualización de los datos (dashboards, newsletters, templates), sus conector API y posibles integraciones, sistemas de alertas y notificaciones, gestión de usuarios y accesos. El acompañamiento que ofrecen, si tienen un equipo de soporte dedicado, son de las características principales a tomar en cuenta al evaluar proveedores. Veámoslo con un simple ejemplo:
Es importante saber quién de la organización utilizará la herramienta y para qué; ya que debes asegurarte que la herramienta admite el tipo de uso que esperas. Según el tipo de funciones que deseas que tengan cada uno de esos usuarios a los que les darán acceso variará (algunos solo requerirán acceso como readers a informes o dashboards, mientras que otros necesitarán poder crear nuevas queries y realizar análisis). Tener claro qué información quieres obtener de tus análisis y que departamentos podrían estar involucrados, te permitirá saber que tipo de entregables y sistema de notificaciones requieres de tu nuevo proveedor.
¿Qué información necesita de los proveedores para tomar una decisión? ¿Existe alguna restricción que desees imponer a las empresas que responden a tu solicitud? Da instrucciones detalladas sobre la información que necesitas de cada participante. Si todos los proveedores te envían la misma información, estructurada de la misma manera, podrás realizar una comparación más rápida.
Es importante asegurarse de que tu evaluación de todos los posibles partners de escucha en las redes sociales sea justa y esté basada en datos. Para hacer esto, califícalos contra un conjunto estándar de puntos de referencia definidos por ti o el equipo que más utilizará el monitoreo de redes sociales. Comienza con esta plantilla de puntaje de proveedores de escucha de redes sociales.
Una cosa debes tener clara y es conocer las diferencias entre las plataformas que ofrecen servicios de monitorización de redes sociales, a fin de entender sus capacidades y alcance. Si bien el social media listening se ocupa de recopilar y analizar el contenido público de los consumidores, influencers y los medios, el análisis social y la gestión social abarcan diferentes disciplinas.
El análisis de redes sociales o social media analytics se centra en analizar el rendimiento del perfil de redes sociales de una marca, es decir, cuántos seguidores e interacciones ha ganado. Y las herramientas de gestión de redes sociales te permiten administrar y publicar contenido en múltiples perfiles de la marca desde un único tablero.
Muy a menudo, las empresas que tienen una presencia próspera en las redes sociales y que buscan activamente obtener insights en tiempo real, invierten en una combinación de las herramientas mencionadas anteriormente.
Al evaluar las herramientas, observa la fortaleza fundamental de la oferta y compárala con tus prioridades. Las herramientas que ofrecen un paquete con las tres funcionalidades suelen ser más potentes en un solo aspecto que en otros.
Estos son los factores diferenciadores clave a tener en cuenta al analizar a tu potencial proveedor de social media listening:
Aquí hay algunas cosas más que debe considerar al crear tu RFP:
No existe una plantilla estándar para escribir una RFP o solicitud de propuesta para una herramienta de social media listening. En cambio, te proporcionamos algunas pautas y consideraciones importantes. La más importante es que tengas esto en cuenta al crear tu RFP que satisfaga las necesidades de tu proyecto.
¿Está listo para comenzar a evaluar las plataformas de escucha de redes sociales para su empresa? ¿O tienes un proceso de licitación que comenzará pronto? ¡Comparte tu RFP con nosotros!