Clarisse Dupontey est Chef de projet Veille dans une entreprise leader mondiale sur son marché au sein d’un environnement hyper concurrentiel. Elle anime une équipe de 3 “veilleurs” : 1 personne à plein temps, spécialiste de la veille, un membre du service marketing qui peut consacrer au maximum 5 heures par semaine aux missions de veille et un ingénieur de la R&D qui investit 2 jours par mois à la veille.

Pour l’instant, Clarisse dispose de petits outils gratuits ou d’entrée de gamme pour réaliser la surveillance d’une centaine de sources internet. Elle capitalise l’information dans des fichiers Word et échange par mail sur le projet. Elle produit et envoie de manière irrégulière une newsletter diffusée à 200 collaborateurs. Mais elle a très peu de retour sur ce livrable qui lui demande une semaine de travail. Aussi, son chef lui a demandé d’évaluer les gains apportés par ses missions et celle de ses 3 collaborateurs puis d’estimer le ROI d’un logiciel de veille liés à l’investissement potentiel dans une solution de veille intégrée.

En effet, lorsque vous souhaitez vous équiper d’un logiciel de veille, une des premières questions que vos dirigeants vous poseront concerne le ROI, les gains et bénéfices attendus d’un tel outil (on parle ici des plateformes de veille stratégique “intégrées” permettant de couvrir l’ensemble du cycle de la veille -collecte, partage, analyse, diffusion, reporting – et un déploiement à grande échelle).

ROI d'un logiciel de veille : Les outils de veille permettent de réduire de 70 à 95% le temps consacré à une collecte artisanale
Les outils de veille permettent de réduire de 70 à 95% le temps consacré à une collecte artisanale

Pourquoi évaluer le ROI d’un logiciel de veille ?

9 heures par semaine : c’est le temps moyen passé par un veilleur à la recherche d’information sur le net (Source: Baromètre des pratiques de veille Digimind). Chaque année, 80 heures de plus sont consacrées à la collecte…au détriment des missions d’analyse, la phase la plus importante de la veille, celle qui donne tout son sens à la donnée et la valeur à l’information.

Ce sont donc trop  souvent des tâches répétitives, rébarbatives qui prennent le pas sur les tâches à plus forte valeur ajoutée : c’est pour éviter cela que les plateformes de veille apportent un certain nombre de bénéfices réels et concrets. Ici, au delà du pur calcul du ROI quantitatif, nous allons nous pencher sur les gains qualitatifs concernant les grandes phases que couvre toute bonne plateforme de veille, éléments essentiel de calcul du ROI d’un logiciel de veille :

Pour la phase de collecte

Une plateforme de veille permet d’automatiser les tâches longues et répétitives que sont la surveillance ou la collecte d’information. Elle permet en outre un large périmètre de surveillance (sites web, réseaux sociaux, bases de données), dont la seule limite concerne les capacités de lecture et d’analyse des veilleurs. De plus, les bons outils de veille vous proposent un paramétrage fin de la fréquence et des mots clés de surveillance, ainsi que des alertes en temps réel.

Pour la phase collaborative

Rappelons que cette phase va permettre d’enrichir l’information et donc souvent, donner à la donnée brute, une valeur tactique ou stratégique, via l’apport collectif de points de vue diversifiés.
Les bons outils de veille permettent une extraction de l’information utile automatisée ainsi qu’un partage facilité entre veilleurs, communautés d’experts et communautés métiers. Ils proposent en outre des formulaires permettant un enrichissement simple des informations collectés, ainsi qu’une classification souple et un stockage illimité.

ROI d'un logiciel de veille : Exemple d'outils d'aide à l'analyse (plateforme de veille Digimind )Intelligence)
Exemple d’outils d’aide à l’analyse (plateforme de veille Digimind Intelligence)

Pour la phase d’analyse

Cette phase essentielle, considérée comme la plus importante, va directement bénéficier de l’apport d’un outil de veille. L’un des premiers bénéfices sera en effet d’alléger fortement les tâches à faible valeur ajoutée comme la collecte et la diffusion pour pouvoir consacrer plus de temps à l’analyse. De plus, les plateformes de veille perfectionnés vont fournir des outils et d’aide à l’analyse : Extraction automatique de concepts clés, outils d’analyse graphique interactifs, détection automatique de tendances, analyse en temps réel, comparaison dynamiques de marchés, acteurs, produits.

Pour la phase de diffusion

La diffusion, non outillée, peut être elle aussi très chronophage. Les plateforme de veille vont vous permettre de définir des modèles types de livrables afin de respecter l’identité visuelle et de personnaliser ces livrables par cibles. Les outils offrent aussi la génération et l’expédition automatisée de newsletters, rapports, email, flux XML pour intranet ou encore dashboards dynamiques. La valorisation de l’équipe de veille est notamment développée via des outils de reporting sur les feedbacks et statistiques de lecture et de partage.

Pour l’intégration

Ce n’est pas à proprement parler une phase du cycle de veille mais un critère essentiel pour le ROI. Les plateformes de veille doivent permettre en effet une intégration homogène de tout le process de veille (collecte/partage/analyse/diffusion), des droits d’accès nominatifs et hiérarchisés. De plus, elles n’impliquent pas de délais ou coûts d’installation et maintenance car sont proposées en plateformes Saas (cloud). Des accès Saas distants sécurisés et souples via les navigateurs web facilitent l’utilisation nomade. Tous ces critères facilitent un déploiement d’utilisateurs illimité entre plusieurs filiales, pays et entités.

Et pour vous, quels sont les gains essentiels pour calculer le ROI d’un logiciel de veille ?

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Antoine Delon
Antoine et son équipe collaborent au quotidien avec les marques pour analyser le contenu publié sur les médias digitaux et identifier des insights pilotant les futures stratégies marketing. Le développement stratégique d'une solution sur un marché le passionne tout autant que le recrutement des personnes les plus talentueuses !

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