Crea tu propio RFP, encuentra el mejor software de social media listening

Pero primero, ¿qué es una Social Media RFP?

Una Social Media RFP es una invitación formal a los proveedores para que brinden un servicio, así como una propuesta financiera y de gestión de cuentas, a las empresas en función de un conjunto de especificaciones. Antes de comenzar a crear tu RFP, hay una cosa muy importante a considerar: el embudo de redes sociales.

El proceso de RFP de principio a fin

El siguiente es un ejemplo del proceso de RFP para ayudarte a pensar en él y prepararse para tu RFP de herramienta de social listening:

1. 1. Establecer el comité de selección y los criterios de decisión
   2. Finalizar calendario de eventos
   3. Redacta tu RFP
   4. Desarrollar una lista inicial de plataformas objetivo
   5. Creación de la programación de RFP Anuncio / envío de RFP inicial
   6. Fecha límite de preguntas y respuestas
   7. Fecha límite de presentación
   8. Revisión de la propuesta de la primera ronda
   9. Reducir a finalistas
   10. Revisión de los finalistas 
       

¿Cómo definir tu Social Monitoring Funnel ? 

Cuando comiences a crear tu solicitud de propuesta, puedes empezar por  llenar la tabla del social media funnel o embudo de redes sociales a continuación un ejemplo:

Plantilla, funnel de social media

4 cosas a incluir en tu Social Media RFP 

Si bien cada proyecto de escucha social es único y está vinculado a tus objetivos y a la naturaleza de tu negocio, tu RFP de monitorización de redes sociales debería en última instancia:

• Resume todos los detalles relevantes de su empresa y proyecto
• Identifica tus objetivos de monitoreo de redes sociales y requisitos de herramientas
• Proporciona criterios estandarizados para seleccionar una herramienta adecuada.
• Agiliza el proceso de selección y garantiza la transparencia con los proveedores

A continuación, se muestra un diagrama que visualiza los requisitos de tu oferta y te ayudará a asegurarte de que no se pierda ningún aspecto importante del proceso de toma de decisiones y licitación:

Toma el tiempo de analizar a profundidad tu organización y tus procesos (no te fijes sólo en las características de la herramienta deseada, ve más allá), por ejemplo:  los retos actuales de la empresa, objetivos y necesidades. Adicionalmente, debes hacer los mismo con los posibles proveedores, mira en detalle: su organización, historia, servicios y recursos humanos.

1. Resume todos los detalles relevantes de tu empresa y proyecto

El resumen ejecutivo es simplemente una descripción general de tus objetivos, limitaciones y requisitos generales. Se breve y haz que cada palabra cuente. Por lo general, es útil agregar información sobre tu empresa. Los proveedores  podrán comprender mejor tus necesidades si comprenden tu organización.

2. Identifica tus objetivos de monitoreo de redes sociales y requisitos de herramientas

En cuanto a los objetivos del proyecto de escucha social debes definirlos y cuantificarlos claramente.  Por ejemplo, si deseas  encontrar nuevos nichos de mercado o bien mejorar tu servicio al cliente: Detectar 5 perfiles diferentes de consumidores de Kefir y momentos de consumo. Reducir un 5% la tasa de respuesta a reclamaciones por rrss o bien.

En general, si tienes las siguientes preguntas respondidas, has tenido un buen comienzo: ¿Cuál es la misión de tu empresa en lo que respecta a este proyecto? ¿Cual es tu idea? ¿Cómo se verá? ¿Qué procesos te gustaría mejorar o automatizar? ¿Quién utilizará el producto final? ¿Qué defectos existen en tu solución actual? ¿Ves algún obstáculo potencial (por ejemplo, una pila de tecnología obsoleta)?

3. Proporciona criterios estandarizados para seleccionar una herramienta adecuada.

Las herramientas de social listening se pueden utilizar para una amplia gama de aplicaciones, pero es importante elegir la plataforma que mejor se adapte a tus requisitos. Muchas de las herramientas ofrecen servicios similares pero el tener muy claro cuáles son las diferentes consideraciones involucradas en la elección de una plataforma de social listening, te permitirá elegir la herramienta más adecuada y evitará gastar tiempo y dinero en un nuevo proceso de adquisición e implementación.

Algunas consideraciones a tener en cuenta son: El volumen de búsquedas y el modelo de precio, las diferentes fuentes e idiomas que cubren, data histórica, análisis del sentimiento, cómo es la visualización de los datos (dashboards, newsletters, templates), sus conector API y posibles integraciones, sistemas de alertas y notificaciones, gestión de usuarios y accesos. El acompañamiento que ofrecen, si tienen un equipo de soporte dedicado, son de las características principales a tomar en cuenta al evaluar proveedores. Veámoslo con un simple ejemplo:

Es importante saber quién de la organización utilizará la herramienta y para qué; ya que debes asegurarte que la herramienta admite el tipo de uso que esperas. Según el tipo de funciones que deseas que tengan cada uno de esos usuarios a los que les darán acceso variará (algunos solo requerirán acceso como readers a informes o dashboards, mientras que otros necesitarán poder crear nuevas queries y realizar análisis). Tener claro qué información quieres obtener de tus análisis y que departamentos podrían estar involucrados, te permitirá saber que tipo de entregables y sistema de notificaciones requieres de tu nuevo proveedor. 

4. Agiliza el proceso de selección y garantiza la transparencia con los proveedores

¿Qué información necesita de los proveedores para tomar una decisión? ¿Existe alguna restricción que desees imponer a las empresas que responden a tu solicitud? Da instrucciones detalladas sobre la información que necesitas de cada participante. Si todos los proveedores te envían la misma información, estructurada de la misma manera, podrás realizar una comparación más rápida.

Es importante asegurarse de que tu evaluación de todos los posibles partners de escucha en las redes sociales sea justa y esté basada en datos. Para hacer esto, califícalos contra un conjunto estándar de puntos de referencia definidos por ti o el equipo que más utilizará el monitoreo de redes sociales. Comienza con esta plantilla de puntaje de proveedores de escucha de redes sociales.

 ¿Cuál es la diferencia entre Social Listening, Social Media Analytics y Social Media Management? 

Una cosa debes tener clara y es conocer las diferencias entre las plataformas que ofrecen servicios de monitorización de redes sociales, a fin de entender sus capacidades y alcance. Si bien el social media listening se ocupa de recopilar y analizar el contenido público de los consumidores, influencers y los medios, el análisis social y la gestión social abarcan diferentes disciplinas.

El análisis de redes sociales o social media analytics se centra en analizar el rendimiento del perfil de redes sociales de una marca, es decir, cuántos seguidores e interacciones ha ganado. Y las herramientas de gestión de redes sociales te permiten administrar y publicar contenido en múltiples perfiles de la marca desde un único tablero.

Muy a menudo, las empresas que tienen una presencia próspera en las redes sociales y que buscan activamente obtener insights en tiempo real, invierten en una combinación de las herramientas mencionadas anteriormente.

Al evaluar las herramientas, observa la fortaleza fundamental de la oferta y compárala con tus prioridades. Las herramientas que ofrecen un paquete con las tres funcionalidades suelen ser más potentes en un solo aspecto que en otros.

Diferencias entre plataformas de Social Listening, Social Media Analytics y Social Media Management

¿Cómo saber qué plataforma de monitorización de redes sociales es la “adecuada” para tu negocio?

Estos son los factores diferenciadores clave a tener en cuenta al analizar a tu potencial proveedor de social media listening:

• Organización: ¿Cuándo se fundó la empresa? ¿Cuáles son los principales negocios, productos y servicios que se ofrecen? ¿Hubo fusiones, adquisiciones o fusiones que afectaron a la organización?
• Calificaciones y experiencia: ¿Qué reputación tiene el postor en la industria del monitoreo de redes sociales? ¿Ha ganado el postor algún premio o credencial de investigaciones independientes como Forrester y Gartner?
• Nivel de servicio y soporte: ¿La estructura de equipo propuesta es adecuada para las necesidades de su proyecto? ¿Incluye soporte y solución de problemas fuera del horario de atención?
• Recursos humanos: ¿Cuáles son las áreas de especialización técnica y las calificaciones del equipo que se asignará a su proyecto de escucha social?

Otras consideraciones clave

Aquí hay algunas cosas más que debe considerar al crear tu RFP:

• Crea un glosario de términos. La creación de un glosario de los términos que aparecen en tu RFP puede eliminar la confusión. La falta de claridad lleva a horas de ida y vuelta.
• Separa los requisitos principales de los elementos de la lista de deseos. Asegúrate de distinguir los requisitos principales, o "imprescindibles", de los elementos de la "lista de deseos" o elementos que sería bueno tener. No hacer esto puede hacer perder tiempo mientras el proveedor se esfuerza por encontrar la manera de satisfacer todas tus necesidades, incluso las menos cruciales. Cuando crees tu hoja de requisitos, considera agregar una columna para indicar el nivel de prioridad de un requisito. Esto te permite ordenar la lista por nivel de prioridad. También te mostrará qué proveedores entregan la mayor cantidad de artículos imprescindibles de un vistazo al evaluar propuestas. Se estima que entre el 10 y el 20 por ciento de los elementos enumerados como "requisitos" son en realidad elementos de la lista de deseos y se especula que esta información a veces se omite para que los proveedores no ignoren esos elementos ni les den menos peso. Sin embargo, esta falta de comunicación y contexto podría hacer que se pierda un buen software.
• No envíes tu solicitud de propuesta a demasiadas personas. Cuantas más personas soliciten una propuesta, más posibilidades tendrás de encontrar la mejor combinación, ¿verdad? De hecho, esto no es cierto. Enviar tu RFP a demasiados proveedores diluirá los resultados y hará que sea difícil reducirlos a la mejor coincidencia. Realiza una investigación en profundidad y envía la RFP a no más de cinco o seis proveedores, de modo que no te sientas demasiado abrumado para realizar un análisis exhaustivo de los candidatos.

• No apresures las respuestas. Se necesitan un mínimo de tres semanas para preparar una propuesta completa, así que da a los proveedores al menos tres semanas para responder. Ten cuidado con cualquier proveedor que responda demasiado rápido. Esto podría ser una señal de que el proveedor no realizó un "análisis saludable" y apresuró la propuesta con promesas que no necesariamente pueden cumplir solo para ser competitivos.

No existe una plantilla estándar para escribir una  RFP o solicitud de propuesta para una herramienta de social media listening. En cambio, te proporcionamos algunas pautas y consideraciones importantes. La más importante es que tengas esto en cuenta al crear tu RFP que satisfaga las necesidades de tu proyecto.

¿Está listo para comenzar a evaluar las plataformas de escucha de redes sociales para su empresa? ¿O tienes un proceso de licitación que comenzará pronto? ¡Comparte tu RFP con nosotros!