„Der Wert einer Monitoring Software steigt mit der Anzahl der Nutzer sowie mit dem Kurs, den das Projekt mit der Zeit annimmt. Dieser Wert nimmt mit jeder Stufe der Rakete zu.“

In unserem letzten Artikel haben wir die 7 Grundsätze für die Definition des ROI Ihrer online Monitoring Projekte besprochen.
Im Folgenden konzentrieren wir uns auf die drei essenziellen Schritte, um den ROI Ihrer online und Social Media Monitoring Projekte zu kalkulieren.

Prinzipiell kommt ein online Monitoring Projekt einer Dreistufenrakete gleich.

Warum drei Stufen?

Den ROI einer Intelligence oder Social Media Monitoring Software zu ermitteln, ermöglicht Ihnen, jegliche Kosten und Vorteile des Raketenbaus Schritt für Schritt (bzw. Stufe für Stufe) zu berechnen. Indem Sie den ROI vorauskalkulieren, können Sie abschätzen, inwiefern Sie den Stand des Projekts in der von Ihnen vorgesehenen Zeit erreicht haben. Oder in anderen Worten: auf welcher Stufe sollten Sie sich wann befinden?

Die drei Stufen sind:

  • Kostenreduzierung wiederkehrender Monitoring Projekte (Datensammlung, Gruppierung, Informationsaustausch und -verbreitung)
  • Verbesserung des quantitativen und qualitativen Datenflusses und Analysen
  • Entstehung von auf Kooperation beruhenden Monitoring Projekten, bei welchen der Datenfluss einem kontinuierlichen Kreislauf folgt
Berechnen Sie Ihr Monitoring/ Intelligence Projekt: die Dreistufenrakete
Berechnen Sie Ihr Monitoring/ Intelligence Projekt: die Dreistufenrakete

Der Wert einer Monitoring Software steigt mit der Anzahl der Nutzer (und mit dem Kurs, den das Projekt mit der Zeit annimmt). Dieser Wert nimmt quasi mit jeder Stufe der Rakete zu. In anderen Worten: der Gewinn, der durch ein längerfristiges und auf Kooperation beruhendes Monitoring Projekt erwirtschaftet wird, welches zahlreiche Mitarbeiter und Dritte involviert, ist größer aufgrund der Kostenreduzierung der täglichen Monitoring Projekte.

Basierend auf online und Social Media Monitoring Projekte, die von Digimind durchgeführt wurden, folgen hier nun ROI Ermittlungsbeispiele angepasst an die drei Stufen:

1. Kostenreduzierung durch automatisierte Datenerfassungs- und Analyseprozesse

Ziel: Monitoring und Analysehilfen industrialisieren

Die erste Stufe der ROI Ermittlung ist es, festzustellen, welche Kostenreduzierungen durch ein online und Social Media Monitoring Software erzielt werden (die Integration aller Monitoring Aktivitäten von Datensammlung bis hin zum Datenaustausch mit Hilfe von Analysen). Solch ein Tool sollte, einmal eingerichtet, die Kosten und den Aufwand Ihrer Monitoring Projekte reduzieren. Immerhin ist es ein Weg, Zeit und somit Geld zu sparen, Tag ein Tag aus.

Beispiele zur Berechnung der Kostenreduktion (Quotienten basierend auf Durchschnittsangaben von Digimind Projekten), verglichen mit der Heransgehensweise ohne Tool
÷ 14 : Zeiteinsparung bei Web Monitoring Aktivitäten
÷ 4 : Zeiteinsparung bei Social Media Monitoring Aktivitäten
x 100 : Anzahl der Monitoring Quellen
x 60 : Anzahl der überwachten Schlüsselkonzepte und Themen

Zeiteinsparung bei Internet Monitoring Aktivitäten
Das manuelle Monitoring von 100 Webseiten dauert zirka 3 Stunden und 30 Minuten (davon ausgehend, dass man durchschnittlich 2 Minuten pro Webseite braucht).
Für das manuelle Monitoring von Social Feeds (Twitter, Facebook, LinkedIn, etc.) benötigen Social Media Manager durchschnittlich 2 Stunden und 30 Minuten (Quelle Barometer E-Reputation Digimind).

Im Kontrast dazu braucht man lediglich an die 15 Minuten, tägliche Inhalte und Analysen mit Hilfe von automatischen Monitoring Aktivitäten zu lesen (davon ausgehend, dass man im Durchschnitt 10 zielgerichtete Inhalte je 100 Webseiten erhält).
Das automatische Social Media Monitoring dauert nur zirka eine Stunde.

Anstieg der Anzahl der Monitoring Quellen
x 20 oder 220 : Je nachdem ob ein Projekt Social Media Monitoring involviert oder nicht, wird die Zahl der zu überwachenden Quellen mit entweder 20 oder 220 multipliziert. Die Anzahl der Schlüsselthemen (Marken, Produkte, Technologie, Leute, Konzepte, etc.) wird mit 20 bis zu 60 multipliziert.
Dieser Grenzwert bezüglich der Monitoring Quellen hängt nicht vom Tool ab, sondern von der personellen Kapazität des Projektleiters oder Social Media Managers, die Analysen der wichtigsten Feeds lesen zu können.

2. Verbesserung des quantitativen und qualitativen Datenflusses

Ziel: Die Datenmenge steigern und diese zudem für eine gezielte und bessere Analyse zu präzisieren.

Die meisten Monitoring Projekte haben komplexere Ziele, als lediglich tägliche Aktivitäten zu automatisieren. Tatsächlich ist es für viele Monitoring-Projektleiter überaus wichtig, dass ein Tool nicht nur die Kosten reduziert, sondern auch den Umfang und die Relevanz der Datenerfassung steigert. Mit der Optimierung dieser Aspekte fällt es leichter, Prioriäten zu setzen und ausreichend Zeit anderen wichtigen Aktivitäten wie der Analyse selbst zu widmen – die kritische Phase für viele Monitoring und Social Media Manager. Die zwei Haupterrungenschaften der zweiten Stude eines Monitoring Projekts sind daher qualitative Daten sowie eine verbesserte Aufgabenverwaltung.

a. Ein verbessertes Zeitkontigent, um für andere wertvolle Aktivitäten mehr Zeit aufbringen zu können

Beispiel zur Berechnung des Zeitkontigents (Quotienten basierend auf Erfahrungen mit Digiminds Projekten)

x 8 :  Steigerung der Zeit, die Analysen gewidmet wird.

Verbessern Sie Ihr Zeitmanagement und erhalten Sie so wertvolle Zeit für andere wichtige Aktivitäten
Verbessern Sie Ihr Zeitmanagement und erhalten Sie so wertvolle Zeit für andere wichtige Aktivitäten

b. Eine verbesserte Erfassung qualitativer Daten
Der ROI eines Monitoring Tools zeigt sich besonders in dieser Phase:
– Die Fähigkeit, eine größere und gleichzeitig relevantere Datenmenge aufgrund von einer gezielten Quellenauswahl zu erreichen, sprich: die Qualität von Queries (Suchbegriffen) und grafischen Analysen.
– Die Kapazität, entscheidende Inhalte zu erstellen: Dashboards, erweiterte Optionen zur Informationsverbreitung und dabei bessere Möglichkeiten, Experten in den Monitoring-Prozess einzubinden.
– Der Spielraum, mehr strategisch wichtige Monitoring Themen zu decken und weitere Akteure zu involvieren.

 3.  Die Entstehung von auf Kooperation beruhenden Monitoring Projekten im Herzen des Unternehmens

Ziel: Ihre Daten durch die Leistung Ihres Netzwerks zu bereichern.

Die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens (Marketing, Vertrieb, Produktion, Forschung und Beratung) sowie ebenfalls externe Gruppen, die Teil des Unternehmensnetzwerks sind (Experten, Subunternehmer, etc.), bringen verschiedene Perspektiven hinsichtlich der Daten eines einzigen Monitoring Projekts zusammen. Dadurch wird dieses Projekt eine Plattform des Informationsaustausches und erweiteter Analysen.

Ein Monitoring Projekt, welches zahlreiche Dienstleistungen kombiniert, indem es verschiedene Ansichten und Praktiken zusammenbringt und so auf Kooperation beruhende Daten generiert, kann als „strategisch“ klassifiziert werden. Hierbei sollte man im Hinterkopf behalten, dass Daten an sich selbst nicht strategisch sind, sondern durch die Möglichkeiten der zusammenkommenden Ansichten erst den Status „strategisch“ erhalten.

Diese Vermischung von Daten kann unbeabsichtigte und positive Nachwirkungen für die gesamte Organisation haben (Innovation, Initiative, verbesserte Reaktionsfähigkeit). Somit kann man ebenfalls von der positiven „Leistung des Netzwerks“ sprechen. Diese Auswirkungen des Netzwerks sollten miteinbezogen werden, wenn der ROI einer Monitoring Software bestimmt wird. Die Ergebnisse eines auf Kooperation beruhenden Monitoring Projekts können ebenfalls hinsichtlich der reduzierten Kosten des Informationsaustausches ausgewertet werden. Die Kostenreduzierung des Informationsaustausches bedeutet wiederum, dass Sie andere Kosten, involviert in die Erweiterung des Projekts, tragen können:

  • Reduzierung der Anzahl an Meetings (zeitsparend)
  • Geringere Arbeitsunterbrechungen aufgrund von internen Emails und Berichten (eine natürlichere und einfachere Koordination zwischen Individuen)
  • Allgemeines Zeiteinsparen bei der Informationssuche, da interne Informationen besser verbreitet und genutzt werden
  • Jegliche positive Auswirkungen der Entdeckung und des Vergleichs von Informationen durch die vom Netzwerk verbundenen Nutzer

Die Vorteile des „Community Networking“ durch Monitoring Projekte zeigen sich im Metcalfesches Gesetz (der Wert eines Kommunikationsnetzwerks wächst proportional zum Quadrat der Teilnehmerzahl). Je mehr das Netzwerk wächst (dasselbe Wissen durch dieselbe Technik teilen), desto mehr nimmt dessen Nutzen zu. Die Ergebnisse sind daher exponentiell mit einer Gewinnzunahme aufgrund der Kostenreduzierung von Interaktionen und der Fähigkeit, Chancen zu erkennen.

Beispiel zur Berechnung der Gewinne erzielt durch Kooperationen bei Monitoring Projekten (Quotienten basierend auf Erfahrungen mit Digiminds Projekten)

Wenn Sie sich auf Stufe drei eines Monitoring Projekts befinden, vervierfacht sich im Durchschnitt die Anzahl der involvierten Menschen. Beispielsweise würde sich ein Projekt mit drei Leuten innerhalb der ersten drei Monate zu einem mit 12 Menschen weiterentwickeln. Hierbei sprechen wir von sogenannten Projekt Kollaboratoren (u.a. Business Experten) und nicht unbedingt von direkten Projektteilnehmern (CI Praktizierende).

Die 12 Nutzer in den ersten drei Monaten im Hinterkopf behaltend ergibt sich folgende Schlussfolgerung: Ein Monitoring Projekt steigt schnell weiter an, denn durchschnittlich wird die Anzahl der Verbindungen zwischen Leuten mit 132 multipliziert, wenn man dem Metcalfeschen Gesetz folgt (N (N-1)).

Folglich wird der Wert des Monitoring Projekts mit 144 multipliziert, ebenfalls auf dem Metcalfeschen Gesetz beruhend (Wert = Quadrat der Teilnehmerzahl), welches sich auf die Ausgangssituation mit 12 Nutzern in den ersten drei Monaten bezieht.

Neben dem Bezug auf das Metcalfesche Gesetz hat diese Stufe noch weitere Vorteile: zunehmende Professionalisierung, klare strategische Entscheidungensprozesse und Effektivität der Taktiken. Somit kann der Wachstum der strategischen Datenmenge bestimmt werden.

Die oben aufgeführten ROI Quotienten der drei Stufen sind Durchschnittsangaben und sollten an individuelle Projekte und deren Lebenszyklus angepasst werden. Nichtsdestotrotz sind dies Ergebnisse von verschiedenen praktischen Studien und Analysen zahlreicher Monitoring und Intelligence Projekten. Die Herausforderung besteht darin, die Maßstäbe aller notwendigen Indikatoren/Kennzahlen zu setzen (aufgewendete Zeit, Anzahl der zu überwachenden Quellen, strategische Datenmenge), welches unbedingt der erste Schritt eines Monitoring Projekts sein sollte.

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Digimind Intelligence

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