Best Practices für die Legitimierung Ihres Corporate Intelligence Projekts

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Wir verstehen die Legitimierung eines Corporate Intelligence Projekts als “Diffusionsphase”, also als Art der Verbreitung von Inhalten, welche nach der Analyse gesammelt werden – in der Form von Arbeitsergebnissen, die an interne Schlüsselfiguren versendet werden. Diese Ergebnisse können als Word-Reports, PowerPoint Folien, Excel-Tabellen, Newsletter, Intranet Posts, Alerts und oder dynamische Tabellen aufgesetzt werden.

Die folgenden 4 Best Practices geben Ihnen einen Überblick, was Sie in dieser Projektphase beachten müssen. Erfolgsbeispiele aus den anderen Phasen eines CI Projekts, finden Sie in unserem Corporate Intelligence Best Practices E-Book.

Bestimmen Sie den Inhalt und integrieren Sie die Arbeitsergebnisse für verschiedene Abnehmer

Während der Diffusionsphase muss auf alle Bedürfnisse der Entscheidungsorgane innerhalb eines Unternehmens Acht gegeben werden. Außerdem muss kalkuliert werden, wie viel Zeit diesen zur Verfügung steht, um Arbeitsergebnisse lesen zu können. Somit müssen Sie verinnerlichen, dass Sie ihnen nur Informationen zukommen lassen, die sie wirklich brauchen. Um dies auszuarbeiten und Diskussionen zu vereinfachen, ist es ratsam eine Liste an Themen, Quellen, Formaten und Ergebnisbeispielen von anderen Abteilungen vorzulegen.

Die Arbeitsergebnisse werden je nach User-Profil des Reports verarbeitet und können nicht multi-funktional sein. Der Report für einen wichtigen Entscheidungsträger muss Ihre strategischen Fragen beantworten, während Monitoring Reports für operative Positionen operative Fragen klären sollen. Arbeitsergebnisse des 1. Levels sind für operative Funktionen gedacht und Arbeitsergebnisse des 2. Levels für Entscheidungsträger. Letztere basieren auf dem Level 1 Report und werden von Analysten weiter bearbeitet und transformiert.

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Der progressiver Zirkel des Reportings

Dieser interaktive Job besteht aus einem progressiven Zirkel: Die strategischen Fragen, welche von Entscheidungsträgern gestellt werden, werden in operative Problemstellungen übersetzt, welche von Report Nummer 1 beantwortet werden und diese Antworten liefern wiederum die Grundlage für den Inhalt des Reports des 2. Levels.

Der Level 1 Report ist dazu gedacht, zu informieren und wird beispielsweise durch einen Newsletter oder einen Monitoring Report kommuniziert.

Der Level 2 Report ist ein Analysereport mit Empfehlungen als Entscheidungsgrundlage in der Form eines kurzen Texts oder einer Analysetabelle.

Integrieren

Ein Tipp: Monitorings sollten nicht “übersegmentiert” werden. Daher sollten Sie sich die Frage stellen: “Habe ich wirklich jede Woche die Zeit, um den Newsletter zu lesen?” Sie können die Zeit-Ressourcen Ihrer Mitarbeiter zur Durchsicht und Verarbeitung der Arbeitsergebnisse nicht ändern – doch Sie können die weitergeleiteten Informationen ändern! Beispielsweise können Sie die Punkte des Newsletters in einem Meeting monatlich integrieren: Die 4 Monitoring Ergebnisse des Monats.

Adaptieren Sie das Format für Ihre Leser

Wir wissen nun bereits, dass die Inhalte der Reports und Newsletter an Ziele und Publikum angepasst werden müssen. Dies ist auch für das Format der Fall. Daher ist es essenziell, sich die Ergebnisse als Funktion für Ihre Leser vorzustellen.
Universelle Ergebnisse – sind sie von Interesse für alle? Nein? Also müssen Sie an die verschiedenen Bedürfnisse adaptiert werden (Sales oder Berater? Mobile oder Tablet? Desktopansicht? Mit Anhängen?). Nicht der Leser passt sich den Arbeitsergebnissen an sondern umgekehrt.

Sie müssen das ideale Format finden und den Verteilungsprozess an die Rezipienten anpassen.

Beispiele eines Reports der Ergebnisse eines veterinärpharmazeutischen Labors. Die drei verschiedenen Dimensionen, die der Report abdecken sollte:

Impfungen (Biologie), Medikamente (Pharma) und Ernährung (Essen, Supermärkte).

  • Der Generaldirektor erhält jeden Dienstag eine A4-Seite mit allen 3 Leveln.
  • Der Direktor der Impfungsabteilung erhält alle 2 Wochen einen einseitigen Report zu Impfungen
  • Die Manager der Pharma- und Foodabteilung erhalteinen zwei Mal pro Monat einen A4-seitigen Report inklusive einer Analyse ihrer Märkte plus jeden Montag einem Newsletter mit “raw” Daten.
  • Die Analysten einer jeder Abteilung erhalten einen wöchentlichen Newsletter sowie tägliche Alerts plus detaillierten Reports alle zwei Wochen.
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Ergebnisse als Funktionen für Leser

Verbessern Sie Resultate und Reports

Dies ist das wichtigste Best Practice Beispiel, sozusagen Ihr goldenes Ticket während des Monitoring Prozesses: Reports und das Teilen dieser muss kontinuierlich verbessert werden, sodass sie organisiert und für Leser, Analysten und Experten ansprechend gestaltet sind. Dabei ist es egal, ob die Intelligence Abteilung zentralisiert oder dezentralisiert aufgebaut ist.

Das bedeutet nicht, dass die Resultate geschönert sondern deren Aufmachung optimiert werden sollen. Es ist also eine Frage der Kommunikation und deren Visualisierung, die Analysten die Mission und Legitimität ihrer Arbeit und die ihrer Abteilung aufzeigt. Resultate können nicht verteidigt werden, wenn Entscheidungsträger diese nicht verstehen oder einsehen können.

Die Arbeitsergebnisse des Monitorings müssen vermarktet werden:

– Klären Sie auf, wer den Output produziert hat (Name oder Logo des Teams)

– Kommunizieren Sie intern den Wert des Intelligence Teams

– Adaptieren Sie das Marketing für das Projekt, Rezipienten und nach Häufigkeit       (Design für monatliche bzw. wöchentliche Reports unterscheiden)

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Die Verpackung zählt!

Messen Sie die Zufriedenheit

Eine essenzielle Aktivität ist das Sammeln von Feedback zu Ihrem Report. Dadurch erfahren Sie das Zufriedenheitslevel und können die dessen Qualität verbessern. Spontanes Feedback ist dabei eher selten.

Deshalb müssen Sie Kommentare Ihrer regelmäßigen Leser sammeln (z. B. Empfehlungen zum momentanen Output und Verbesserungen im Abstand von 3-4 Monaten). Der Fragebogen sollte dabei nicht zu lang sein. Ein einfacher Weg diese Art der Befragung durchzuführen, sind online Tools, deren Ergebnisse direkt in Ihre Tracking Reports einfließen können. Wie wir wissen, können E-Mails in der vollen Inbox untergehen, weshalb Sie Reminder oder andere Strategien einplanen müssen. Einer unserer Kunden regelt dies beispielsweise indem er keine wöchentlichen Reports mehr an Mitarbeiter schickt, die nicht an der Befragung teilnehmen. Dies kann Ihnen brutal erscheinen und doch ist es ein effektiver Weg, um an wichtiges Feedback zu gelangen. Eine Zusammenfassung des Fragebogens zu der Monitoring-Zufriedenheit ist die Grundlage für zukünftige Änderungen und legitimiert diese. Deshalb müssen Sie, um Nachhaltigkeit und Kontinuität zu gewährleisten, regelmäßig Feedback einholen.

Report-Optimierung
Sammeln Sie Feedback und optimieren Sie Ihren Report

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20 Best Practices




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